Los presupuestos financieros son una de las herramientas más eficaces para administrar los recursos de un negocio. No importa si eres un nuevo emprendedor o un empresario experimentado, entender cómo crear un presupuesto efectivo es algo esencial. De entrada, puede parecer algo complicado, pero te aseguramos que al terminar de leer nuestro artículo lo comprenderás perfectamente.
Hay diversas maneras de crear presupuestos, incluso existen en internet plantillas prediseñadas que facilitan el trabajo. No obstante, estas no siempre se adaptan a las necesidades específicas de cada idea de negocios. A continuación, te explicamos como hacer un presupuesto efectivo que se adapte a tus necesidades según tu tipo de negocio.
Cómo hacer un presupuesto para cada tipo de negocio
Antes de aprender como hacer un presupuesto, es imprescindible que obtengamos toda la información necesaria para crearlo. Cada rubro dentro del mercado presenta diferentes niveles de exigencia y necesidades específicas. Por lo cual, es esencial que conozcas con detalle los requerimientos de cada tipo de negocio.
Negocios que ofrecen servicios
Se trata de establecimientos que brindan a sus clientes una experiencia a cambio de una compensación monetaria. Con este tipo de negocios es importante que el presupuesto prevea los costos de encontrar el lugar idóneo para asentar tu negocio. Ten en cuenta que debes brindarle a tus clientes un espacio de acogida adecuado.
Imagina que tu idea de negocios está relacionada con el rubro de la medicina alternativa o la estética corporal. El espacio que escojas no sólo debe hacer sentir cómodo al cliente, sino también contar con toda la indumentaria necesaria. Dentro del presupuesto debes incluir los costos de mobiliario, servicios, insumos, salarios de empleados (en caso de tenerlos), etc.
Una vez contemplados los gastos, debes asegurarte de que tus ventas sostengan los costos y generen ganancias. De esta manera, tu presupuesto se mantendrá con números verdes y tendrás el éxito asegurado.
Negocios que venden productos
Son aquellos que ofrecen mercancías o productos para el uso o consumo de los clientes. Por lo cual, sus necesidades varían ligeramente con respecto al tipo de negocio anterior. En este caso, se debe contemplar la adquisición de productos, los costos de transporte o envío y los impuestos.
Adquirir los productos al mejor precio posible es fundamental al momento de reducir los costos. Recuerda que una vez tengas los productos en inventario pasarán a ser parte de tu capital de manera pasiva. Al acabarse el inventario, debes reinvertir parte de tu liquidez para continuar vendiendo y que el negocio crezca.
Negocios mixtos
Este tipo de negocios mezcla las características de los tipos anteriores y suelen vender servicios como un producto.
Tomemos como ejemplo un restaurante que no sólo te ofrece alimentos sino una experiencia gastronómica para deleitar tus sentidos. En este ejemplo no sólo es necesario presupuestar todo lo anterior, también deben añadirse proveedores, equipamiento, medios de preservación, etc.
7 consejos para crear un presupuesto financiero efectivo
La mejor manera de alcanzar tus objetivos empresariales e identificar señales de advertencia de manera oportuna es crear un presupuesto. Para ello, acá te compartimos 7 pasos que te ayudarán a entender cómo hacer un presupuesto efectivo. Con estos consejos podrás estructurar de manera sencilla tu idea de negocios y alcanzar el éxito sin ningún inconveniente.
1. Diseña un plan estratégico con metas bien definidas
El primer paso para crear un presupuesto financiero efectivo es establecer las metas que quieres alcanzar. Te aconsejamos fijar metas específicas y realistas que te sirvan como norte. De esta manera, tu equipo de trabajo y tú estarán motivados para obtener un objetivo claro.
De igual forma, también es necesario que analices tu balance de ingresos y gastos en años anteriores. Esto te permitirá realizar proyecciones más precisas sobre el crecimiento que tendrá tu empresa y las ganancias que percibirás. Si es tu primer año, puedes realizar estas estimaciones tomando como referente a tu competencia.
2. Realiza una estimación de los ingresos que generarán tus ventas
La mejor manera de hacer un pronóstico de ventas es llevar a cabo un estudio de mercado. Al realizarlo, serás capaz de identificar los índices de ventas de la competencia dentro del rubro y su potencial de crecimiento. Adicionalmente, debes identificar tu capacidad de producción, la demanda estimada del producto o servicio y su precio promedio en el mercado.
Con esta información serás capaz de realizar una estimación bastante precisa de los ingresos que pueden generar tus ventas. Asimismo, puedes valerte de criterios adicionales para aumentar la precisión de tu pronóstico. Ahora te compartimos algunos de los criterios más utilizados por distintos emprendedores y empresarios:
- Récord histórico: Se trata de basarse en las ventas de años pasados y a partir de ellas identificar una tendencia. Si anteriormente las ventas han aumentado un 5% lo más probable es que esa tendencia se siga repitiendo o aumente.
- Panel de expertos: Se realiza la estimación a partir de la opinión de personas especializadas con conocimientos sobre el sector de tu negocio.También se puede hacer basándose en la propia experiencia del negocio a través de entrevistas a los encargados de ventas.
- Tendencias: Suele analizarse a partir de una estadística específica del sector como el índice de precios al consumidor.
- Ventas potenciales del mercado: Se estima el total de ventas generadas en un mercado y se determina cuántas de ellas puedes cubrir con tu capacidad de producción.
3. Identifica y delimita los gastos
Anteriormente hablamos sobre que cada tipo de negocios tiene distintos tipos de gastos. Aún así, podemos agruparlos todos en dos grandes grupos: los gastos fijos y los gastos variables. Es importante definir ambos, ya que una vez identificados y delimitados podremos establecer si un negocio es rentable o no.
Al momento de estimar tus gastos es imprescindible que tomes en cuenta los siguientes aspectos:
- Gastos habituales: Son todos aquellos gastos que son necesarios para el funcionamiento normal del negocio. Pueden ser fijos (pago de servicios, alquiler, pago de nómina) y variables (reposición de inventario, publicidad, gastos administrativos).
- Inversiones planificadas: Se trata de proyectos en los que se planea invertir parte del capital con el objetivo de mejorar el negocio. Puede tratarse de una expansión, nuevas sedes o un aumento en la cantidad de personal.
- Gastos imprevistos: Es fundamental que todo negocio cuente con un fondo destinado a solventar posibles contratiempos. Esto incluye accidentes laborales, desastres naturales, desperfectos en la infraestructura, multas, entre otros. Destinar parte del presupuesto para este propósito puede marcar la diferencia entre un negocio solvente y uno con problemas de liquidez.
Aunque los presupuestos suelen hacerse anualmente, es importante que definas los gastos de manera mensual. De esta manera, tendrás un control más preciso sobre los recursos del negocio y podrás identificar con mayor facilidad cualquier inconveniente.
4. Pronostica la liquidez o flujo de efectivo
La liquidez hace referencia al grado de facilidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro. El efectivo es el activo más líquido de todos, ya que se puede intercambiar por otro activo en cualquier momento. En un negocio, la liquidez o flujo de efectivo es la capacidad de afrontar las obligaciones a corto plazo.
Para determinar la liquidez de manera sencilla se deben contraponer las ganancias estimadas y los gastos que delimitamos. Al restar ambas cifras, podremos comprobar si las ganancias generadas son suficientes para cubrir los gastos y mantener la liquidez.
Para determinar el flujo de efectivo de manera más precisa podemos usar dos métodos:
- Indirecto: Con este método se mide el flujo operativo, el flujo de inversión y el de financiamiento.
- Directo: Este método calcula la liquidez restando el efectivo generado y los pagos realizados en efectivo por el negocio o empresa.
Si quieres ahorrar tiempo y esfuerzo, puedes usar alguna de las herramientas de la red que hacen este trabajo por ti. Por ejemplo, esta calculadora de liquidez puede ser una gran aliada.
5. Desarrolla un presupuesto para cada área
Para facilitar la organización y seguimiento de los recursos, es recomendable realizar presupuestos detallados para cada área de tu empresa. Esto no sólo atenderá las necesidades particulares de cada área, sino que también facilitará la creación del presupuesto general.
Desarrollar presupuestos específicos para cada área puede generar las siguientes ventajas:
- Mantener motivado al personal: cumplir los objetivos específicos de cada área puede representar un reto para los empleados. Cumplir dicho reto y la gratificación inmediata de alcanzar las metas planteadas aumentará considerablemente su productividad.
- Dividir la responsabilidad: al contar con presupuestos particulares, cada área administrará de manera más eficiente los recursos.
- Acelerar la toma de decisiones: Los encargados de cada área pueden tomar decisiones de manera inmediata para solventar inconvenientes contemplados dentro del presupuesto.
- Fortalecer la estructura organizacional: define claramente los objetivos y responsabilidades de cada área, delimitando la autoridad de su encargado.
- Reflejar la situación real de cada área: facilita el análisis de indicadores como la productividad, rentabilidad, eficiencia por departamento, gastos innecesarios, entre otros.
6. Examina de forma periódica el presupuesto inicial
Para que un presupuesto sea efectivo, es necesario que existan aperturas que permitan modificarlo en caso de ser necesario. Contrario a lo que suele pensarse, los presupuestos no deben tomarse como leyes escritas en piedra que no pueden adaptarse. De hecho, es aconsejable examinarlos de manera constante en busca de posibles mejoras que puedan optimizar la administración de recursos.
Las revisiones buscan aumentar lo más posible la rentabilidad del negocio sin comprometer la calidad de los productos o servicios que ofrece. Para ello, se suelen examinar de manera detallada los gastos con la intención de reducirlos.
7. Responde a tiempo en caso de alguna variación
Como adelantamos en la sección anterior, ningún presupuesto es infalible o está a salvo de los imprevistos. Ante la posibilidad de que ocurran variaciones con respecto a lo planificado, es importante actuar de manera rápida para solventar las posibles fallas. Por lo tanto, es crucial identificar el área cuya eficiencia está comprometida y tomar las medidas pertinentes para corregirla.
¿Por qué es importante crear un presupuesto efectivo para tu emprendimiento?
Cómo hacer el presupuesto de un proyecto es una de las preguntas más comunes entre los nuevos emprendedores. Un presupuesto efectivo permite a los negocios optimizar la utilización de los recursos y aumentar la rentabilidad reduciendo sus gastos. Al crear un presupuesto, no sólo organizas el presente de tu negocio, sino que también planificas su futuro.
Aunque los datos utilizados para crear un presupuesto suelen ser estimaciones, por lo general son bastante precisos. Por esta razón, son una herramienta útil para identificar de manera temprana los posibles problemas que puede tener un negocio. Asimismo, facilita la generación de caminos financieros para alcanzar los objetivos a corto, mediano y largo plazo de una empresa.
El presupuesto empresarial es sin lugar a dudas una herramienta indispensable que debe acompañar a cualquier negocio. Al implementarlo en tu emprendimiento, serás capaz de aprovechar al máximo todas las oportunidades y recursos a tu alcance.
Si llegate hasta aquí, seguro te encantarán estas 5 formas de conseguir capital para tu idea de negocio.
