Toda empresa o negocio necesita una página web donde ofrecer sus productos y servicios. Pero brindar una buena atención no es tarea fácil, por ello existen programas crm gratis que favorece estas interacciones. El crm facilita el análisis del comportamiento de cada usuario, lo que permite predecir sus deseos y necesidades.

Crm es una sigla para “Customer Relationship Management”, lo que en español significa: “Gestión de relación con los clientes”. Con estos programas muchas starups administran y analizan sus relaciones con cada cliente.

Una empresa o negocio que use un crm logra optimizar su rentabilidad, aumenta sus ventas y genera atención más personalizada. Los crm son muy solicitados porque integran herramientas para mejorar el desempeño de la cadena de atención y ventas.

¿Qué es un CRM?

Una empresa que no cuente con una página web y un sistema de atención digital pierde mucha rentabilidad. La era digital transformó las dinámicas de atención y venta de productos y servicios. Para esto sirven los programas crm gratis, que integran ventas, marketing y atención al cliente.

El software crm nace como respuesta a los cambios en las relaciones de las empresas con sus usuarios y mercados. La experiencia del cliente mejora cuando se usa este programa, porque todo es más personalizado. Es más que una plataforma, se ocupa de mejorar estrategias, procesos y dinámicas internas.

Ha sido incorporado en la lista de tecnologías corporativas más importantes e innovadoras en la actualidad.

Para qué sirve un CRM

El crm se adapta a tus necesidades, todo depende de tus objetivos empresariales. En términos generales, sus funciones son las siguientes:

1. Gestionan leads

Este software facilita la gestión de los datos de clientes potenciales. Es un software ideado para evitar problemas en los archivos donde se almacena esta información. Los formularios son formas de recopilar esto, pero la organización depende de otras herramientas digitales.

Si quieres organizar todos los datos de viejos y nuevos clientes, entonces este programa te conviene. Gracias a él tienes más control sobre este tipo de información sensible.

2. Revela oportunidades

La meta de cualquier empresa es aumentar las ventas y potenciales oportunidades de posicionar tu producto o servicio. Para lograrlo necesitas muchas herramientas de gestión empresarial, una de ellas es el crm.

Con este software tu panorama empresarial aumenta, porque visibiliza oportunidades al mejorar la comunicación en tu negocio. Esto se traduce en un mejor desempeño de tu equipo de ventas y en una comunicación más efectiva con tus clientes.

3. Manejo de clientes

En la era digital la interacción entre un cliente y tu empresa depende de ciertos medios digitales. Por ejemplo: los correos electrónicos, soporte técnico, redes sociales, atención en línea. Antes del crm, toda la información del cliente se reunía de forma analógica, esto hacía que los perfiles tardaran en crearse.

Con este programa, todo se simplifica y la visión del cliente toma una mayor amplitud de análisis. Ahora todos los datos se almacenan y organizan de una forma rápida y transparente. Esto se traduce en un mejor manejo y creación de perfiles viejos y nuevos.

4. El email marketing

Las campañas publicitarias ahora ocurren por internet, porque todo se reduce a enviar un correo personalizado a una serie de contactos. Existen otras formas de promocionar tu producto o servicio y captar nuevos clientes. Un crm te permite generar este tipo de marketing de forma eficaz y sencilla.

5. Analiza información

Esta herramienta digital ayuda a manejar y organizar tu base de datos sin problemas. Eso se traduce en informes más acertados sobre ventas o rentabilidad de la empresa. El control de información en tiempo real es vital, esto te lo garantiza este software. De esta forma, la toma de decisiones se facilita, porque tienes datos veraces e inmediatos para trabajar.

Tipos de CRM

Existen cuatro tipos de crm a los que las empresas recurren de acuerdo a su presupuesto y necesidades, estos son:

CRM operacional

Este es un tipo de programa cuya función principal es optimizar todos los procesos asociados con los clientes. La atención se optimiza mediante la automatización de tareas de diversos departamentos de tu empresa. Todo en aras de aumentar la colaboración entre departamentos, lo que se traduce en mejores ventas.

Su repertorio de características se enfoca en automatizar labores repetitivas. Gracias a ello, la cadena de atención al cliente funciona de forma óptima en cada eslabón. Cualquier operación dentro de una empresa necesita contar con empleados capacitados y herramientas eficaces. Sólo así se consolida un cambio positivo en la atención personalizada a cada usuario.

CRM analítico

Un crm ideal para analizar y organizar cualquier masa de datos en tu empresa. Se encarga de convertir ese cúmulo de información en datos de utilidad para futuras decisiones empresariales. Una de las ventajas de usarlo es que aumenta la visión que tienes de tu cliente ideal.

Esto significa que la creación de nuevas oportunidades de negocios aumenta, porque los datos analizados te encaminan hacia mejores estrategias. Muchas corporaciones recurren a este tipo de crm en busca de soluciones puntuales a sus problemas operativos.

CRM estratégico

Otro que se enfoca en el cliente, pero en este caso procura atraer y mantener a nuevos clientes en el tiempo. Para lograrlo se ocupa de recaudar datos donde se revelan las preferencias y el comportamiento de potenciales usuarios.

Las empresas que desean conocer las necesidades de sus clientes y satisfacerlas de la mejor forma, recurren a este programa. Porque gracias a él tu empresa se posiciona de mejor forma en él mercado.

CRM colaborativo

Apunta hacia la unión de recursos operativos y estrategias de posicionamiento empresarial. Su objetivo es unificar tareas de departamentos diferentes entre sí, para generar esfuerzos unificados. Este programa es ideal para crear puentes de comunicación y acciones internas entre tus empleados.

El repertorio de funciones de este tipo de crm busca generar una integración orgánica entre empleados y herramientas tecnológicas. De esta forma, la rentabilidad de tu negocio crece porque todos trabajan con la asistencia de programas especializados en sus áreas.

10 CRM programas gratis

En el mercado existen muchos crm, porque siempre surgen nuevas opciones para cualquier empresa que necesite estos programas. Sin embargo, muchos de ellos son costosos y eso es un problema para cualquier presupuesto de inversión.

Esto no significa que las alternativas gratuitas no existan, por el contrario. La siguiente selección se enfoca en 10 programas gratis para tener en cuenta al momento de probar un online crm.

1. Hubspot

Hubspot es uno de los crm gratuitos más usados, es una plataforma que identifica las relaciones con tus clientes. Este programa agiliza las dinámicas de marketing, atención al cliente y ventas.

Las empresas en expansión son las ideales para este crm, porque combina diversas funciones. Tales como: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub y CMS, además de otras herramientas digitales.

Este es un crm que organiza datos, informa sobre potenciales ventas y genera experiencias personalizadas en cada cliente. Gracias a este tipo de crm, tu equipo de ventas, marketing y atención al cliente son asistidos en muchas tareas repetitivas. Ya no perderán tiempo en actividades relacionadas con revisar datos y organizarlos.

Su plan gratuito incluye las siguientes funciones:

• Contactos ilimitados.
• Plugin para el navegador Google Chrome e integración con Gmail.
• Aplicaciones de crm para dispositivos móviles.
• Bots conversacionales.
• Idioma español incorporado.

Este software crm sincroniza cada interacción entre tú y un determinado contacto mediante la línea de tiempo de esa persona. Esta herramienta es una fuente de información para tus empleados, allí consultan datos vitales para mejorar la experiencia del cliente.

Todo ocurre de forma automática, porque Hubspot ingresa, sincroniza y actualiza estos datos de contacto por ti.

2. Monday

Un crm fácil de usar para gestionar todo el proceso de tus ventas, desde el contacto hasta la venta culminada. Su interfaz es intuitiva y cuenta con un diseño atrevido. Tus equipos o tus empleados no van a tener problemas en familiarizarse con uno de estos programas crm gratis. Es capaz de automatizar muchas tareas manuales de contacto y otros datos relacionados con el cliente.

Cuenta con recordatorios automáticos, notificaciones sobre ventas y asigna tareas de atención al cliente de forma regular. Un crm que se caracteriza por sus herramientas de colaboración entre diversos empleados. Ofrece una prueba gratuita de 14 días.

3. Pipedrive

Este online crm estimula la productividad de tus equipos de ventas, porque acelera este tipo de interacciones. Cuenta con más de 230.000 usuarios y eso dice mucho de su presencia entre empresas grandes y pequeñas. Sus herramientas digitales son eficaces y simples a costos bajos.

Pipedrive ordena a cada cliente potencial para generar una vista completa de todo el embudo de ventas. Esto hace que tu equipo de ventas se enfoque en esos clientes y concrete esas ventas. También guarda un historial de cada interacción con el cliente, esto facilita la búsqueda y recolección de datos.

Uno de los programas crm gratis enfocado en ayudar a los equipos de ventas de cualquier empresa. Eso significa que eleva las cifras de ventas y asume tareas repetitivas que condicionan a tus vendedores.

Una de sus funciones más atractivas es resguardar los datos de tu empresa. Se encarga de monitorear quién accede a ellos y desde qué lugares lo hace. De esta forma, identifica usuarios y actividades sospechosas en tiempo real, gracias a su moderno panel de seguridad.

Este crm online cuenta con la opción de configurar notificaciones de alerta sobre accesos a la plataforma.

4. noCRM

Un software ideado para eliminar ciertas distracciones de otros crm estándar. Este programa se enfoca en lograr que cada vendedor convierta cada prospecto en un nuevo cliente.

Con este crm la productividad aumenta porque aprovecha cualquier ventana de datos para generar resultados en ventas. Cuenta con tarjetas de visita, archivo de prospectos y otras herramientas digitales.

El proceso de ventas deja de ser un problema con uno de estos programas crm gratis. Tus equipos de marketing, atención al cliente y ventas van a tener tareas más adecuadas a sus habilidades.

5. Zoho

Zoho es un crm que opera desde la nube, fue una de las primeras alternativas de este tipo en el mercado. Cuenta con un abanico de herramientas enfocadas en gestionar leads, automatizar flujo de trabajo y analizar datos de marketing y ventas.

Zia es el asistente virtual de ventas nativo de este crm online, su función es analizar los datos obtenidos. De esta forma rastrea a cada cliente y predice su comportamiento.

Está integrado con Google Ads, lo que permite generar otro tipo de ingreso para tu empresa. Su versión gratuita ofrece diversas funciones, aunque tiene un límite de 3 usuarios.

Este crm ofrece una experiencia de múltiples canales para tus clientes. Cuenta con correo electrónico, un chat en vivo, redes sociales y programación de reuniones.

Todo esto funciona desde la nube, cualquier dato que se obtenga por estos medios es almacenado. Cada historial de conversaciones se respalda automáticamente.

6. Streak

Este es un crm recomendado para las empresas que utilizan Gmail como medio de comunicación con sus clientes y empleados. Es gratuito y se integra de forma rápida con este servicio de correo electrónico. Gracias a esto, vas a poder gestionar cualquier tipo de tarea desde la comodidad de tu correo.

Una de sus mayores ventajas es que te evita el trabajo de entrar a otras aplicaciones para copiar algún dato. Es un crm online que aprovecha la popularidad y eficacia de Gmail para potenciar tus ventas y atención al cliente.

No es recomendado para aquellas empresas que no usen este cliente de correo. Un aspecto en contra es que solo viene en idioma inglés. Sus ventajas son:

• Límite generoso de clientes para atender desde el crm.
• Seguimiento de todo el proceso de ventas.
• Cuenta con app.

7. Bitrix

Este programa es visto como una intranet por muchos expertos, esto se debe a sus funciones complejas y diversas. Opera desde la nube y ofrece mucho más que solo atención al cliente.

Por esto es considerado una navaja suiza en este tipo de plataformas. Si quieres usar algo más que un simple crm, entonces haz la prueba. Algunas de las ventajas de este programa son:

• Plan gratuito muy generoso.
• Ofrece 5 GB de almacenamiento y 1000 leads.
• Funciona en español.

8. Wiwink

Este software de origen español es gratuito, cuenta con muchas funciones extra además de ser crm. Su plataforma de atención al cliente es completamente gratuita y ofrece tareas ilimitadas para optimizar estas dinámicas de operación.

Algunas ventajas de usar Wiwink son:

• Plan gratuito con funciones variadas.
• Interfaz moderna e intuitiva.
• Cuenta con varios módulos de ventas y atención al cliente que también son gratis.

9. Freshworks

Antes conocido como Freshsales, es un crm fácil de usar con un plan gratis muy atractivo. Su diseño es minimalista y apuesta por funciones intuitivas. Cuenta con funciones que te permiten programar diversos embudos de ventas.

Tiene incorporado un sistema Kanban, el cual organiza las oportunidades de negocios de forma visual en el crm online. Otra característica es que se puede sincronizar con Google Chrome mediante un complemento. Mediante este programa vas a organizar cuentas, administrar contactos y cerrar negocios sin problemas. Puntos a favor de este programa:

• Plan básico fácil de usar.
• Complemento para Google Chrome.
• Formularios personalizables.
• Tiene idioma español.

Freshworks organiza tus equipos de ventas y marketing a través de listas de tareas. De esta forma aumenta la productividad de la empresa y la colaboración entre tus empleados. Este crm tiene la función Customer-for-Life-Cloud que mantiene actualizados y ordenados los datos de contacto de cada uno de tus clientes.

10. Macroges

Esta es otra opción para emprendedores y empresas pequeñas que deseen tener un solo programa para facturar y atender clientes.

El módulo del crm online es gratis y cuenta con notas, atención al cliente y seguimiento de oportunidades de negocios. Cuenta con un calendario incorporado y el plan gratuito solo llega hasta las 50 facturaciones anuales. Su interfaz no es tan amigable, pero funciona de forma rápida. Ventajas de usarlo:

• Su crm es completamente gratuito y sin limitaciones.
• Factura de forma rápida cada operación.
• Tiene una herramienta de tesorería incorporada y un disco de almacenamiento, el cual es de 100 MB en la versión gratis.

Beneficios de usar un CRM

Mediante la organización de cuentas y demás datos de tus contactos, tu proceso de ventas se optimiza. Entre los beneficios de usar un crm software se encuentran:

• Halla más leads.
• Cierra tus negocios rápidamente.
• Encuentra más clientes potenciales.
• Expande los ingresos por venta de tu empresa.
• La experiencia del cliente se vuelve más personal.
• Actualización regular de la información de tus clientes.
• Mejor desempeño de tu equipo de marketing y ventas.

Diferencias entre un ERP y un CRM

Un erp no es lo mismo que uno de los crm de los que te hemos hablado, porque la sigla ERP significa: “Enterprise Resource Planning”. Mientras que CRM es una sigla que quiere decir: “Costumer Relationship Management”.

Entonces, un erp es un sistema que ofrece soluciones digitales en gestión y solución de problemas financieros u organizacionales. En cambio, cualquier clase de programas crm gratis se enfoca en potenciar cada eslabón de la cadena de ventas en tu empresa.

Si quieres agilizar la toma de decisiones, entonces necesitas un erp. Ahora, si quieres optimizar la relación con tus clientes y generar más leads, tu mejor aliado es un online crm. Esto no significa que uno excluya al otro, por el contrario, ambos se pueden integrar y cambiar positivamente las dinámicas de tu empresa.

Cómo saber si mi empresa necesita un CRM

Los tiempos cambian, ahora ya no necesitas notas adhesivas para recordar información o hacer ciertas tareas. Con un crm envías los leads a tu equipo de ventas en cuestión de minutos.

Tus empleados reciben estos datos sin importar dónde estén. Estos programas mantienen actualizados tus archivos, lo que agiliza el ritmo de trabajo en tu empresa.

Si todavía tienes dudas sobre estos crm programas gratis, te dejamos una lista de señales que hacen evidente esta necesidad:

• Tus equipos deben trabajar juntos en el mismo espacio para lograr objetivos.
• Los empleados del área de ventas viajan constantemente.
• El proceso de ventas es lento, sin importar el producto.
• No dispones de la información de tus clientes fácilmente.
• Los registros de tus negociaciones sólo están escritos en cuadernos y planillas.
• Debes recurrir a diversos medios de comunicación para atraer nuevos y viejos clientes.
• Tienes muchas aplicaciones para hacer tareas que se pueden desarrollar en un online crm.
• El crecimiento de tu empresa es más rápido de lo que habías previsto.
• Si tus cifras indican que pierdes clientes durante el proceso de atención.
• Hay sobrecarga en los trabajos de mantenimiento de tus equipos TI.

Conclusión

Cualquier crm del mercado fue creado para dejar atrás las hojas de cálculo de Excel y adoptar dinámicas más automatizadas. Existe un amplio abanico de opciones para elegir uno de estos programas crm gratis, de acuerdo a tu presupuesto y necesidades. Los planes gratuitos son competitivos y si compras más funciones, vas a estar bien respaldado.

Los planes más básicos generalmente ofrecen las siguientes herramientas:

• Gestión de contactos.
• Administración de ventas.
• Servicio integral de atención al cliente.
• Facturación limitada.
• Seguimiento de ventas y campañas de marketing.

Para elegir el que más te convenga, debes saber que este mercado está en constante crecimiento. Siempre surgen nuevos emprendimientos o empresas que necesitan estas herramientas.

Un crm software incide directamente en los niveles de lealtad de tus clientes, en las ventas adicionales y en dar una mejor atención. Estos tres aspectos son claves al momento de saber qué tan rentable es una empresa. Actualmente, una empresa con dinámicas de trabajo manuales y repetitivas se encuentra en desventaja ante otras que adoptan crm.

Todo se reduce a elegir un programa que se adapte a lo que necesitas optimizar, ya sea en tu área de ventas, marketing o atención al cliente. Ya conoces algunas de las opciones en programas crm gratis, con esta información vas a tomar la mejor decisión.