El benchmarking es un método de gestión que analiza las prácticas exitosas de empresas similares a la tuya. Mediante la comparación de procesos técnicos, logísticos y de servicios, esta estrategia te enseña lo que otros hacen mejor.

El término benchmarking proviene del inglés y significa “evaluación corporativa”. Se enfoca en detectar las fallas en los procesos de tu empresa para proponer mejoras inspiradas en el funcionamiento de la competencia.

Un negocio exitoso se caracteriza por implementar estrategias que aseguran su crecimiento y posicionamiento en el mercado. Al aplicar el benchmarking podrás saber cómo mejorar la productividad de tu empresa y el desempeño de tus empleados.

En este artículo te contaremos todo sobre esta herramienta y te diremos cómo puedes aplicarla a tu negocio. ¡Comencemos!

De qué se trata el benchmarking

El benchmarking revela las fortalezas y debilidades de tu empresa frente a otras del mismo rubro. Así, te brinda una visión más amplia de tu posición en un determinado mercado. La meta del benchmarking es ayudarte a reproducir o adaptar algunas dinámicas de otras empresas en la tuya.

Además, te señala el margen de acción que tienes para crecer y elevar tus ingresos por venta. Gracias a esto vas a competir y capturar a otros clientes, lo que se traduce en mayores ganancias para tu negocio.

Esta herramienta es aplicable a cualquier producto o servicio que ofrezcas en tu negocio o emprendimiento. Con ella puedes analizar medidas de producción tales como:

• Procesos técnicos
• Enfoques logísticos
• Calidad del producto o servicio
• Tiempo de producción
• Costos
• Efectividad en el mercado
• Satisfacción del cliente

Características del benchmarking

Un benchmarking bien realizado puede salvar a tu empresa de la quiebra. Sin embargo, es un método riguroso con ciertos rasgos que lo distinguen. Veamos cuáles son:

Fines objetivos

El análisis de benchmarking es puntual y solo se enfoca en aquellos aspectos que son comparables a tu empresa. No es una estrategia para plantear proyectos o generar campañas de marketing, porque no se aplica en estos ámbitos empresariales.

Estudio de tendencias

Si quieres aplicar bien un benchmarking, lo primero que debes saber es que cualquier mercado presenta tendencias de comportamiento. Estas tendencias se originan en los clientes o desde las mismas empresas.

Este método analiza de forma constante esas dinámicas de demanda y oferta, siguiendo lo hecho por los referentes del sector. Así, genera una guía de las operaciones que debe seguir tu negocio para crecer y superar a sus competidores.

Promoción de dinámicas exitosas

El benchmarking también estudia entornos empresariales similares a los de tu empresa. A través de procesos de retroalimentación internos, se promueven mejoras tanto en la cadena de producción como en la de servicios.

Objetivos del benchmarking

Los objetivos son esenciales en cualquier estrategia de análisis empresarial, de lo contrario, no hay una hoja de ruta. En el caso del benchmarking, la meta general es mejorar el desempeño de la empresa en el mercado. Por supuesto, esto se logra estableciendo objetivos específicos de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Veamos algunos ejemplos:

• Identificar las áreas de trabajo que se pueden mejorar.
• Aumentar el conocimiento de tu empresa, además de tus competidores y sector comercial.
• Emparentar tu empresa con los mejores estándares de calidad de otras.
• Apuntar hacia proyecciones factibles.
• Incrementar la calidad de tu producto o servicio.
• Optimizar las dinámicas de producción de tu empresa.
• Reducir costos.

Principios del benchmarking

El benchmarking también cuenta con una serie de principios, los cuales son aspectos filosóficos claves en esta metodología. Si decides implementar este método, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Aprende a separar lo imposible de lo posible en tu empresa, solo de esta forma vas a innovar.
• La autocrítica es necesaria para cualquier mejora tangible.
• Sigue los modelos empresariales que te inspiren a crecer.
• No esperes resultados inmediatos, establece un plazo de acción coherente con una serie de logros factibles.
• Parte siempre de un objetivo general sustentado en la siguiente pregunta: ¿Qué voy a conseguir con esto?

Cada uno de estos principios es clave para llevar a cabo un benchmarking. Al aplicarlos, aumentas la tasa de éxito de esta metodología. Las industrias y los sectores empresariales están en constante cambio, por ello es vital tener objetivos claros y seguir solo a los mejores.

Tipos de benchmarking y ejemplos

Existen varios tipos de benchmarking, cada uno se enfoca en un ámbito específico de tu empresa y sus dinámicas de producción. Veamos los rasgos que los caracterizan, de esta forma vas a saber cuál te conviene más.

Benchmarking interno

El rango de acción del benchmarking no se limita solo a tus competidores en el mercado. También es capaz de revisar el interior de la empresa. Así es como genera respuestas a muchos problemas relacionados con el producto o servicio que ofreces.

El benchmarking interno se aplica dentro de grandes corporaciones u organizaciones como una forma de organizar y optimizar trabajos. Procura identificar tareas similares en diversas áreas de trabajo para determinar si funcionan bien o deben revisarse.

Luego, se establece un área competente como modelo de productividad para fomentar un mejor desempeño de las áreas deficientes.

Pongamos por ejemplo a una cadena de restaurantes que analiza sus sucursales y toma como modelo la que más optimiza los tiempos de preparación. Con ello, genera un modelo a seguir para los demás establecimientos y aumenta la productividad de toda la cadena.

Benchmarking competitivo

Este tipo de benchmarking se encarga de analizar las fortalezas de tus competidores, tal como su nombre lo indica. Es uno de los más usados por las empresas para conocer a otras con mejor posicionamiento en un determinado mercado.

Veamos un ejemplo. Supongamos que nuestra cadena de restaurantes no está llegando al público familiar. En este caso, es aconsejable recurrir al benchmarking competitivo. Con él podemos analizar los servicios de restaurantes frecuentados por familias para atraerlas a nuestro establecimiento. Una solución podría ser diseñar un menú para niños o un área infantil.

Benchmarking funcional

El benchmarking funcional se usa para establecer similitudes entre prácticas de producción de empresas de mercados distintos. Es ideal para conseguir ventaja sobre tus competidores directos y te hace innovar los procesos de tu empresa.

Tomemos como ejemplo de nuevo a nuestra cadena de restaurantes. Digamos que una de las sucursales no logra agilizar los tiempos de preparación. Así que analizamos una línea de ensamblaje automotriz para aplicar su funcionamiento al del restaurante en apuros. Esto nos llevaría a rediseñar la cocina para que la línea de preparación de los platos sea lo más fluida posible.

Benchmarking genérico

Este tipo de benchmarking se utiliza para analizar procedimientos específicos de otra empresa, sin importar el mercado en el que opere.

Sigamos con el ejemplo de la cadena de restaurantes. Supongamos que ahora tenemos problemas para llevar al día el inventario. En este caso, aplicaría un benchmarking genérico tomando como modelo los inventarios de un supermercado. El resultado podría ser la creación de un inventario automatizado que use códigos tanto para la materia prima como para cada plato que sale.

Ventajas del benchmarking

Como puedes ver, cada tipo de benchmarking ayuda a acelerar el crecimiento empresarial. A continuación, te mostramos algunos beneficios que vas a notar una vez que empieces a aplicar el benchmarking a tu negocio.

Optimiza los paradigmas operativos

El benchmarking mejora los procesos de producción. Los tiempos cambian, esto significa que la producción y las dinámicas de mercado también, una buena empresa debe adaptarse para no quedar atrás. Negarse al cambio es un ancla en el crecimiento de cualquier negocio, porque solo promueve círculos viciosos.

Te informa sobre tus competidores

Una empresa que desconoce su posición en el mercado pierde oportunidades de crecimiento. Comprender lo que distingue a los líderes del mercado es lo primero que debes tener claro para posicionar tu emprendimiento.

Promueve la cooperación

El benchmarking te permite entender que las empresas similares a la tuya no son solo competidores de mercado. Ellas también tienen un papel de aliadas para ayudarte a crecer como negocio y ofrecer un mejor producto o servicio a tus clientes. La cooperación es importante. Adaptar modelos y procesos de otros emprendimientos te facilita el éxito.

Una buena inversión de recursos

La inversión de tiempo debe ser prioridad en cualquier estrategia empresarial, ninguna mejora es inmediata. Sin embargo, el benchmarking es una buena inversión de tiempo y recursos, pues no requiere cantidades cuantiosas de tiempo o dinero. Además, verás las ventajas de implementarlo a corto y largo plazo.

Motiva a los empleados

Cuando cambias para mejor diversas áreas de trabajo, incentivas a tus empleados a dar lo mejor de sí. Por ejemplo, al implementar un benchmarking interno, vas a fomentar un mejor ambiente laboral a la vez que promoverás el crecimiento empresarial. De esta manera, todos ganan.

El marketing digital y el benchmarking

El marketing digital cobra cada vez más importancia porque el comportamiento del público es cambiante. Esto debido a que las redes sociales y los mercados en línea aceleran las dinámicas en la compra y venta de productos.

Una empresa que no tenga presencia en la web está en desventaja con respecto a otras. Por ello es conveniente aplicar estrategias de benchmarking también al ámbito digital. A continuación te contamos de qué se trata este tipo de benchmarking.

El benchmarking digital te ayuda a comprender cómo llegan tus competidores a los clientes en la web o en redes sociales. Asimismo, analiza el comportamiento y la inversión de dinero en ciertas plataformas o herramientas digitales.

Son variadas las estrategias de benchmarking digital. Una de ellas es monitorear las interacciones entre determinados negocios y sus clientes a través de internet. Otra es el estudio de los tonos de voz de ciertas marcas para generar cercanía con sus clientes. Así, podrás generar nuevas estrategias para manejar el blog, sitio web o las redes sociales de tu negocio.

Una de las herramientas más recomendadas para realizar el benchmarking digital es Google Analytics. Esta web te permite hacer un seguimiento completo de tu ecosistema digital y hacer comparativas del SEO o SEM de tu competencia.

Por otro lado, combinar el benchmarking con el marketing digital te permite crecer en aspectos como:

• Experiencia del usuario
• Redacción SEO
• Contenido original de tu marca
• Diseño de campañas publicitarias en redes sociales
• Presencia de tu negocio en internet
• Gestión de blogs

Sin embargo, no es obligatorio analizar todas las dinámicas de tus competidores en la web. Enfócate en aquellas que representen una debilidad para tu negocio. Lo importante es tener un panorama, y a partir de su ejemplo adoptar las estrategias que más te convengan como emprendedora.

Pasos para aplicar el benchmarking

Ahora que ya conoces los tipos, ventajas y la importancia del benchmarking digital, es momento de implementarlo en tu empresa. A continuación te detallamos 5 pasos a seguir para aplicar el benchmarking a tu negocio.

1. Estudia y analiza tu propio negocio

Lo que muchos expertos recomiendan es partir de un análisis FODA, este te permite identificar las fortalezas y debilidades de tu negocio. El significado de esas siglas parte de la primera letra de cada variable: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Este paso es primordial. Recuerda que todo conocimiento empieza en ti, y el ámbito empresarial no está exento de eso.

2. Elige un tipo de benchmarking

Para hacer benchmarking exitoso debes elegir qué tipo implementar. Una buena elección de puntos de referencia o benchmarks que se adapten a tu empresa es crucial. Mediante estos referentes vas a establecer una guía de evaluación comparativa ideal en tu benchmarking.

Ve de a poco. Empieza con un tipo de benchmarking, luego podrás implementar otros según las necesidades de tu empresa.

3. Investiga a tus competidores

Ahora viene el análisis exhaustivo de las empresas líderes de tu nicho de mercado. La recolección de datos es fundamental en lo que respecta al estudio de procesos técnicos y de producción. Con esta información vas a diferenciar los primeros parámetros de comparación entre tu negocio y otros más exitosos.

4. Define un plan de acción

La elaboración de un proyecto y un planteamiento claro de los objetivos a seguir es un paso que no te puedes saltar. De esta forma, generas una proyección de resultados y metas que deseas alcanzar a mediano y largo plazo. Esta hoja de ruta es necesaria para dirigir de forma eficaz la gestión de benchmarking de principio a fin.

5. Aplica y evalúa

Este paso es clave cuando determines cuáles son las prácticas y procesos ideales de otras empresas exitosas. En la etapa de aplicación vas a adaptar las mejores estrategias para tu negocio y vas a descartar las que no sean beneficiosas.

Una vez que completes esta fusión de operaciones, viene la evaluación de los resultados de cada acción tomada. La elaboración de reportes es importante para saber cuáles estrategias son más exitosas y cuáles requieren de ajustes.

Claves para hacer un benchmarking exitoso

Asegúrate de contar con una planificación previa de objetivos, evaluaciones regulares y comparaciones de trabajos. Esa misma organización se aplica a las empresas que vas a estudiar (o las áreas internas de tu empresa). Uno de los secretos para saber como hacer un benchmarking exitoso es partir de las siguientes preguntas:

• ¿Qué voy a medir?
• ¿Con quién me voy a comparar?
• ¿Cómo voy a medir?

Una vez que determines la respuesta a estas interrogantes, lo siguiente es saber qué tipo de método vas a usar: interno, competitivo, funcional o genérico.

Es importante consolidar esa planeación, porque de ella depende tu hoja de ruta. Solo así sabrás si te vas a comparar con otra empresa de tu industria, de otra o si el estudio es dentro de tu negocio.

Cuando ya tienes estos puntos aclarados, viene la conformación del equipo de trabajo que va a materializar ese método empresarial. Ellos son los responsables de organizar y dirigir cada aspecto del benchmarking. Lo ideal es que sean empleados responsables, capacitados y con experiencia en el área que se estudia.

Tu empresa y la competencia

El benchmarking se sustenta sobre la elección adecuada de empresas que ayuden a impulsar tu negocio; no importa si es un competidor de tu mercado o pertenece a otro. Siempre usa de guía los tipos de benchmarking, con ellos sabrás cuál necesita tu empresa. El éxito depende del conocimiento de tus objetivos así como los de tus rivales.

Para ejecutar un benchmarking exitoso, sigue los siguientes consejos:

Elige con atención

Este es el punto de partida, no puedes ignorar cuáles son las mejores marcas de tu mercado. Con esta información, puedes tener una referencia para medir tu desempeño en determinadas áreas de trabajo. Una vez que eliges a la empresa a estudiar, todo lo demás es más fácil.

Define bien los aspectos a analizar

Existen diversos tipos y enfoques, por ello es importante definir los objetivos de estudio. Sin este foco de acción, es difícil implementar de forma exitosa este método de análisis empresarial.

Es importante formular preguntas que te ayuden a definir un marco de proyecciones. Por ejemplo: ¿Qué vamos a ganar con está estrategia de marketing? o ¿Por cuánto tiempo vamos a posicionar nuestro nuevo producto en el mercado?

Recolecta datos específicos

Cuando ya sabes qué empresa y qué objetivos vas a revisar, viene la recolección de esa información. Por ejemplo, si el área de estudio se enfoca en el marketing digital, entonces recopila datos de atención al cliente. En el benchmarking es importante crear indicadores y métricas que organicen todo lo que necesitas saber.

Compara los datos

Una vez que ya hayas reunido toda la información que necesitas, es momento de comparar cifras. Todo lo que no sea de utilidad para tu empresa se descarta, sólo de esta forma vas a aplicar procesos óptimos para tu negocio.

Identifica las fortalezas y debilidades

Una vez que termines de aplicar el benchmarking, muchos expertos recomiendan redactar un informe. Esto sirve como una forma de anotar conclusiones y saber qué nuevos procesos de producción funcionaron y cuáles no.

La medición de resultados es importante en cualquier metodología empresarial, sólo así se miden los puntos positivos y negativos.

Herramientas para aplicar un benchmarking

Existen herramientas que facilitan el benchmarking y solucionan problemas eventuales en relación a la medición y presentación de los datos. Te mencionamos aquellas que no deben faltar en tu empresa:

Diagrama de flujo

Este tipo de diagrama se ocupa de presentar una secuencia de pasos o posibilidades presentes en tu proceso comercial. Funciona bien para estimar los precios de ciertos procedimientos de producción.

Hojas de verificación

Una lista que facilita la tarea de comprobar una determinada cantidad de datos. Sirven para destacar ciertos aspectos de una masa de información sin orden establecido.

Diagrama de Pareto

Un diagrama con barras verticales que identifica fuentes de problemas u otras variables. Es utilizado mayormente para presentar categorías relacionadas con causas o frecuencias de hechos.

Histogramas

Este tipo de diagrama de barras es usado en el benchmarking, funciona para organizar tendencias, dispersiones y distribuciones estadísticas.

Gráficos de control

Gráficos creados para determinar si un proceso es viable o posee un comportamiento predecible en el tiempo. Cuenta con un paradigma de valores mínimos y máximos, dependiendo de las variables.

Estas herramientas de medición son útiles para lograr una mejor segmentación y organización del contenido presentado. Sin embargo, usarlas no es una garantía de que todo funcione bien. En este sentido, te recomendamos elegir muy bien tu objeto de estudio, evitar analizar empresas que no cumplan con los objetivos que estás buscando.

Tampoco es buena idea elegir emprendimientos que no cuenten con el mismo enfoque empresarial que tu negocio. Para determinar bien cada uno de estos aspectos, estudia las siguientes variables antes de comenzar tu estudio:

• Estructuras de organización
• Perfil de sus empleados
• Prestigio de su marca
• Tamaño en el mercado
• Estabilidad empresarial
• Complejidad de su producto o servicio
• Métodos de negociación
• Desempeño financiero
• Logística de distribución de su producto o servicio
• Producción y volumen
• Dinámicas de toma de decisiones

Una vez que cada variable tenga una cifra, comienza el verdadero trabajo de análisis. De esto depende la dinámica de retroalimentación entre tu empresa y otra. Lo importante es generar una identificación empresarial en lo que respecta a capacidades y competencias de cada compañía.

Ejemplos de benchmarking exitosos

Ahora revisemos un par de ejemplos de benchmarking aplicados en el mundo empresarial de forma exitosa. Cada uno de ellos va a ayudarte a comprender más detalles de cómo hacer un benchmarking ideal:

1. Starbucks

La famosa cadena de cafeterías Starbucks emprendió un estudio de una empresa muy alejada de su ámbito comercial. La compañía elegida fue la automotriz Toyota, la tomaron como punto de comparación para optimizar su proceso de producción.

Lo hicieron porque determinaron que se perdía mucho tiempo en la preparación del café al buscar ingredientes fuera de la estación de trabajo. Esto retrasaba la entrega al consumidor. La meta del estudio era optimizar el tiempo de producción y atención al cliente de los empleados en sus cafeterías.

Una vez culminado el proceso de estudio, la cadena Starbucks implementó refacciones en los espacios de trabajo. Como resultado, el proceso de preparación se hizo más rápido. Este es un ejemplo de benchmarking funcional, porque se aplica a una dinámica interna de la producción y entrega de un producto.

2. McDonald’s

La mundialmente reconocida cadena de comida rápida quería crear un perfil más acertado de sus clientes en Colombia. Este era el motivo del benchmarking. Para lograrlo recurrieron a una empresa especializada en rastrear y medir el alcance visual de sus competidores. Todo mediante un mapeo de colores en la región geográfica.

De esta forma recopilaron infinidad de datos relacionados con ventas de productos, para así determinar el rendimiento de su franquicia. Gracias a esa información pudieron generar un perfil sin precedentes de las preferencias de sus clientes en dicho país.

El caso de McDonald’s es un ejemplo de benchmarking competitivo, porque parte de otras empresas del mismo mercado. La meta era aumentar las ventas.

Si llegaste hasta aquí, ¡felicidades! Ya sabes todo lo relacionado con el benchmarking, los pasos a seguir y ejemplos para entender cada tipo. El bienestar de tu compañía depende de una gestión audaz e inteligente. ¿Qué esperas para aplicar esta estrategia a tu negocio?