Basándonos en nuestra propia experiencia, emprender requiere valor, constancia y disciplina. Todo gran emprendimiento comienza como un sueño, sin embargo, para concretarlo necesitarás más que eso. La planificación es un factor decisivo en el ámbito laboral, capaz de determinar el triunfo o el fracaso de un proyecto. Un negocio con una misión y objetivos claros está destinado al éxito.
En la actualidad, cualquier gestor o supervisor de proyectos te va a señalar cuán importante es contar con un plan de trabajo. De hecho, es poco probable que un gerente empresarial experimentado salte a bordo de tu emprendimiento si no tienes uno. E, incluso si has decidido asumir el control absoluto de tu negocio, un plan de trabajo podría ahorrarte muchos dolores de cabeza.
Latinas Together es una plataforma para el aprendizaje y el intercambio creativo de mujeres emprendedoras. Como tal, sería un crímen no abordar un tema tan importante para la gestión empresarial como lo es el plan de trabajo. ¿Estás interesada? A continuación te explicamos todo lo que necesitas saber al respecto.
¿En qué consiste un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una herramienta súper útil, diseñada con el propósito de organizar y sistematizar el accionar de un proyecto. Se trata de un documento bien estructurado, el cual encierra un cúmulo de información relevante para la puesta en marcha de un proyecto.
Las características específicas de uno u otro plan de trabajo pueden variar dependiendo de múltiples factores. No obstante, en términos generales, todo plan de trabajo busca coordinar las actividades de los distintos departamentos de una empresa o compañía. En otras palabras, plantea correlaciones claras entre los recursos humanos, financieros y tecnológicos de un ente empresarial.
La idea detrás de cualquier plan de trabajo es fijar de manera precisa las metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo de un proyecto. Asimismo, el plan de trabajo nos ayuda a poner en orden las prioridades de nuestro negocio.
Los plazos de tiempo que se manejan en un determinado plan de trabajo pueden variar dependiendo del proyecto. Existen planes de trabajo anuales, semestrales, trimestrales y mensuales. Dicho esto, todo plan de trabajo debe contar con un cronograma en el que se planteen fechas puntuales para la realización de cualquier actividad. De esta manera se logra fomentar la eficiencia y la productividad.
Por último, dentro de un plan de trabajo también se encuentra presente la estrategia de marketing de un negocio. Después de todo, la línea de acciones que se llevan a cabo en el ámbito de la mercadotecnia resultan esenciales para el triunfo de un emprendimiento.
¿Cuál es la importancia de desarrollar y poner en práctica un plan de trabajo?
Dirigir y gestionar un proyecto empresarial no es un trabajo sencillo. Incluso los emprendimientos a pequeña escala traen consigo una serie de retos para los que debes estar lista. De acuerdo con esto, el plan de trabajo es uno de los mejores aliados con los que podrías contar.
Desarrollar un plan de trabajo no sólo te permite proyectar tus aspiraciones laborales de manera clara y concisa. También facilita la prevención de posibles inconvenientes y la elaboración de soluciones rápidas y efectivas. Seamos sinceras, el éxito no se consigue de la noche a la mañana. Aún así, un buen plan de trabajo podría ayudarte a alcanzar tus objetivos de una manera mucho más eficiente.
Uno de los errores más comunes que llevan al fracaso de un emprendimiento es la falta de planificación. Soñar en grande es importante, no obstante, en la práctica es importante trazar una ruta menos amplia. No se trata de limitar tus oportunidades. Al contrario, la idea es sacarles el máximo provecho bajo un accionar realista y consciente.
¿Qué ventajas tiene crear un plan de trabajo?
¿Aún no logras comprender del todo la importancia de contar con un plan de trabajo? No te preocupes, sin lugar a dudas toda esta teoría puede resultar un poco abstracta. ¿Qué tal si lo planteamos de esta manera? Déjanos mostrarte una serie de beneficios de los que puedes gozar gracias a la elaboración de un plan de trabajo:
- Te permite optimizar el tiempo
- Facilita la gestión empresarial
- Podrás definir y delegar tareas con mayor claridad
- Habilita la sistematización de procesos
- Te ayuda a diseñar estrategias comerciales mucho más eficientes
Como ves, los beneficios administrativos de un plan de trabajo son innegables. Por lo tanto, no es de extrañar que, hoy en día, dicho plan sea considerado un requisito indispensable para la gestión y puesta en marcha de proyectos empresariales.
Los 4 principales tipos de plan de trabajo
Si bien su función es la misma, existen varios tipos de plan de trabajo que se adaptan a distintos criterios y necesidades. Las posibilidades son ilimitadas, dicho esto, entre todas ellas destacan 4 principales tipos de plan de trabajo. A continuación, te explicamos con lujo de detalle cada uno de ellos.
Plan de trabajo para ventas
Estos planes reúnen datos verificados con respecto a los ingresos y el rendimiento de un proyecto en un plazo de tiempo determinado. Por otro lado, define una serie de propósitos comerciales, así como estrategias y líneas de acción para alcanzar tales propósitos. Como su nombre lo indica, el principal objetivo de estos planes es mejorar los resultados de ventas de una empresa.
La planeación financiera hace posible la maximización de recursos y el incremento de la productividad. Desarrollar un plan de trabajo para ventas te permitirá profundizar tu entendimiento de la situación económica actual de tu negocio y el mercado en general. Como resultado, podrás adaptar y perfeccionar la gestión financiera y las estrategias de marketing de tu negocio.
Plan de trabajo empresarial
El plan de trabajo empresarial es una herramienta fundamental para la gestión de equipos dentro de una compañía. Este tipo de plan resulta súper útil al momento de delegar tareas y estructurar departamentos. El objetivo es que cada integrante de la empresa conozca sus responsabilidades y su rol en determinados proyectos. Por otro lado, los planes de trabajo empresarial nos ayudan a fijar fechas de entrega y a designar encargados para cada área o actividad de la empresa.
Un plan de trabajo empresarial busca facilitar la organización y gestión de los procesos internos de una compañía. Esto va desde el aspecto técnico-administrativo hasta evaluaciones de productividad y rentabilidad empresarial. Con esto en mente, un plan de trabajo empresarial debe recopilar información detallada con respecto a todo el funcionamiento de un negocio.
El plan de trabajo empresarial también sirve para identificar inversores potenciales, expandir el mercado de la empresa y hacer un sin fin de proyecciones financieras.
Plan de trabajo educativo
Evidentemente, los planes de trabajo educativos se aplican dentro del ámbito académico por toda clase de organismos pedagógicos. Dichos planes suelen tener dos objetivos primordiales. Por un lado, estimular el aprendizaje y generar un mejor ambiente para los estudiantes. Por otro lado, evaluar el desempeño del ente docente.
Por supuesto, los planes de trabajo educativos también sirven para facilitar la gestión administrativa de los centros de estudio. No obstante, el fin último de estos planes siempre será mejorar la calidad educativa. Como tal, un plan de trabajo educativo debe describir de manera puntual cuáles son las responsabilidades de los alumnos y los docentes dentro de la institución.
Así mismo, aquí se delegan funciones y se asignan tareas a los maestros o entes directivos con el fin de optimizar las condiciones educativas.
Plan de trabajo para actividades personales
Las ventajas de los planes de trabajo no son un privilegio único de las empresas o entes jurídicos. La planificación es una herramienta de la que todas podemos beneficiarnos, tanto en nuestras vidas labores como en el ámbito personal. ¿Últimamente se te ha hecho difícil compaginar tu trabajo con tu vida íntima? De ser así, un plan de trabajo personal podría ayudarte a organizar y distribuir tu tiempo.
Ser una mujer emprendedora no es sencillo, y a menudo se nos hace sentir que debemos elegir entre uno u otro aspecto de nosotras. Sin embargo, desempeñar el rol de madre, hija o esposa y a la vez el rol de líder es más que posible. Sólo debes darle estructura a tu rutina en función a una serie de metas y prioridades. Si esto es algo que resuena contigo, quizás deberías considerar la idea de crear un plan de trabajo personal.
Diseña u optimiza tu propio plan de trabajo paso a paso
Vale, ya cuentas con una noción más clara de qué es un plan de trabajo, cuál es su importancia y qué tipos de plan de trabajo existen. Ahora quizás te estés preguntando cómo hacer una planificación de trabajo. No te preocupes, en Latinas Together no pensamos dejarte con esa duda. A continuación te brindamos las claves para el planning de trabajo y te ayudamos a crear tu propio plan de trabajo paso a paso.
Paso Nº 1: Proyección
Lo primero es tener claro a dónde quieres llegar, en otras palabras, ¿cuál es el propósito de tu plan? Los planes de trabajo son herramientas utilitarias, y como tal deben tener un fin práctico. Piensa muy bien en qué quieres sacar de este plan: ¿buscas incrementar la productividad de tu equipo? ¿Quieres aumentar la rentabilidad de tu negocio? ¿Te gustaría implementar una reforma administrativa?
Una vez definida esta gran meta, pregúntate qué necesitas hacer para alcanzarla e intenta dividirla en objetivos más pequeños. Los objetivos de un plan de trabajo deben ser específicos, realizables y cuantificables.
Paso Nº 2: Diagnóstico
Vale, tras identificar qué es lo que te propones lograr con tu plan de trabajo es importante que evalúes qué tan preparado estás para lograrlo. En otras palabras, debes analizar de manera objetiva la situación actual de tu proyecto. ¿Cuáles son las capacidades de tu empresa? ¿Cuáles son sus limitaciones? Es imprescindible que conozcas de pies a cabeza las características de tu empresa: su realidad económica, su infraestructura y las capacidades de tu equipo.
Llevar a cabo este diagnóstico te permitirá prever posibles contratiempos y trabajar de manera proactiva para solucionarlos. Si ya has puesto en práctica con anterioridad un plan de trabajo, puedes fijarte en lo que dio resultado y lo que no para aprender de ello. En esta fase podrás identificar los recursos que te hacen falta para obtener la victoria y a plantear posibles caminos hacia la cima.
Paso Nº 3: Programación
La programación es la fase en la cual comenzarás a concretar un plan de acciones en base a los resultados de las dos fases anteriores. Ya tienes una idea mucho más clara de lo que quieres y cómo puedes conseguirlo. Ahora ha llegado el momento de organizar un cronograma y definir movimientos puntuales para hacer realidad tus aspiraciones.
Concreta y designa tareas, luego fija plazos de entrega en base a la urgencia de cada objetivo. Esta parte de tu plan de trabajo debe ser extremadamente clara y precisa, nada de vaguedades o puntos ciegos. La programación le brinda a tu equipo un entendimiento de qué debe hacerse primero y le ayuda a optimizar sus esfuerzos.
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Paso Nº 4: Delegación
Cuando un proyecto involucra equipos grandes resulta vital asignar roles. De esta manera, cada quien sabe cuál es su papel en el proyecto, sus tareas y responsabilidades. Si dejas que los roles de cada trabajador dentro de tu empresa se desdibujen lo más probable es que las cosas acaben en desastre. Una estructura y jerarquía claras evitan la procrastinación y los malos entendidos.
A menudo, las propietarias de empresas pequeñas tienden a asumir más de lo que pueden manejar. Cuando tu emprendimiento apenas está floreciendo es normal que sientas la necesidad de llevarlos a todos de la mano. Por desgracia, esto se va haciendo más y más difícil a medida de que tu empresa crece. Aprender a delegar no sólo te ayuda a evitar el desgaste físico y emocional, también te permite aumentar la productividad de tu negocio.
Recuerda, tu trabajo como gestora no es hacerlo todo, sino asegurar que todo se haga de la mejor manera posible. Para ello, es necesario dar un paso atrás y repartir responsabilidades.
Paso Nº 5: Administración de recursos
Muchos proyectos fracasan debido a una mala administración de recursos, ya sean financieros, tecnológicos o humanos. Soñar en grande no tiene nada de malo, pero cuando de administración se trata es necesario imaginarse siempre el peor escenario.
El diagnóstico que hiciste anteriormente debería haberte brindado una perspectiva integral con respecto a la cantidad y la calidad de tus recursos. En función a ello puedes desarrollar una estrategia que te permita aprovechar al máximo dichos recursos. La idea es asegurarse de que el proyecto es viable y que nada se despilfarra.
A este respecto, fijar límites para los gastos de cada actividad y desarrollar un plan de contingencia nunca está de más.
Paso Nº 6: Análisis de los resultados
Tras la puesta en práctica de un plan de trabajo es muy importante llevar un seguimiento de los resultados. No basta con evaluar qué tan bien le fue a tu empresa una vez finalizado el plan. También es importante que analices el desempeño de tu equipo y los resultados de las actividades de tu empresa en tiempo real. De esta manera, si algo no va bien, siempre podrás reajustar tu estrategia antes de que sea demasiado tarde.
Aunque ceñirse a lo planeado es importante, un buen plan de trabajo debe dejar espacio para maniobrar en caso de que algo no funcione.
Herramientas para la elaboración de un plan de trabajo
Diseñar un plan de trabajo puede llegar a convertirse en una tediosa tarea si no cuentas con las herramientas necesarias. Existen muchísimas maneras de poner tu plan de trabajo en papel, sin embargo, no todos los métodos son lo suficientemente intuitivos. Abajo enlistamos algunas herramientas que te facilitarán el proceso.
Gráfica de Gantt
También conocido como diagrama de Gantt, este es uno de los modelos más utilizados para la sistematización de un plan de trabajo. Se trata de una tabla con un diseño y una organización sencilla, en la cual se contemplan varios conceptos y valores. La principal ventaja ofrecida por la gráfica de Gantt es su adaptabilidad, puesto que sirve para cualquier tipo de plan de trabajo.
Por lo general, este diagrama está compuesto por los siguientes elementos, cada uno dividido en diferentes columnas:
Actividades
En esta columna puedes añadir cuántas actividades creas necesarias, asignándole un número a cada una según su prioridad. Por ejemplo, si tu plan de trabajo busca mejorar la imágen gráfica de tu empresa, algunas actividades podrían ser:
1) reunión con los directivos, los diseñadores y el equipo de marketing; 2) llevar a cabo encuestas a los consumidores; 3) entrega de diseños para el nuevo logo de la marca.
Esta es sólo una idea, no nos cabe duda de que tu plan de trabajo estará mejor estructurado.
Tareas
Aquí se busca asignar responsabilidades en base a un plan de acciones concreto. Dejando claro qué debe hacer cada quién y cuáles son las prioridades de cada equipo. Este listado de tareas nos dice qué va primero y qué va después, por lo cual debe seguir una secuencia lógica.
Digamos que tu empresa está organizando un evento recreativo. Algunas tareas claras podrían ser buscar un espacio en alquiler o acondicionar una de las facilidades de la empresa. Asimismo, organizar una serie de juegos y comprar los equipos necesarios también entraría dentro de esta categoría.
Inicio
Aquí no hay pérdida, en esta columna se escribe la fecha de inicio de cada tarea o actividad. Esto nos ayuda a aterrizar nuestros proyectos en un período de tiempo bien definido.
Final
Acá se marca la fecha estimada de culminación para un determinado proyecto. Establecer plazos y fechas límites aumenta la productividad de un equipo.
Duración
Tras finalizar una actividad siempre es buena idea verificar durante cuánto tiempo se extendió y si se cumplió o no con las fechas establecidas. Asimismo, acá también puedes fijar un límite de duración para ciertas actividades.
Microsoft Excel
Excel es el programa por excelencia para la creación de hojas de cálculo en formato digital. Se trata de una herramienta súper intuitiva disponible de manera gratuita para Windows, MacOs, Android e ¡OS.
Excel cuenta con múltiples funciones, las cuales te permiten manipular tanto el aspecto gráfico como el contenido de tus hojas. Lo cierto es que diseñar un plan de trabajo en Excel resulta bastante sencillo, incluso si tus conocimientos informáticos no son tan avanzados.
Si posees un ordenador o dispositivo móvil con los sistemas operativos antes mencionados deberías contar con este programa. No obstante, si no lo tienes instalado puedes descargar una prueba gratuita desde el portal oficial de Microsoft.
Plantillas digitales editables
¿No cuentas con el tiempo o la paciencia necesarias para diseñar el formato de tu plan de negocios desde cero? Te entendemos, seguramente tienes muchas tareas pendientes y busques la opción más rápida y sencilla que puedas encontrar. Pero no te preocupes, en Latinas Together te tenemos la solución.
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Conclusión
Hoy en día, contar con un plan de trabajo bien estructurado resulta fundamental para garantizar el triunfo de un emprendimiento. Además de fijar un rumbo y una línea de acciones clara para tu empresa, el plan de trabajo hace las veces de red de seguridad. La gestión de proyectos comerciales no es sencilla, ya sea a pequeña, mediana o grande escala. Teniendo esto en cuenta, nunca está de más hacer uso de las herramientas que tenemos a la mano para aligerar nuestra carga.
Esperamos que esta guía haya servido para brindarte un mejor entendimiento con respecto a la función y la importancia de los planes de trabajo. Con este paso a paso, hemos querido mostrarte las infinitas ventajas de esta herramienta y lo sencillo que es utilizarla.
En Latinas Together estamos comprometidas con los procesos de autosuperación y empoderamiento de las mujeres de habla hispana. ¿Tienes alguna duda con respecto al mundo empresarial o hay algo que te gustaría compartir con nosotras? ¡Contáctanos!
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