Planificar un proyecto representa una gran responsabilidad, sobre todo si eres el CEO de la empresa. No importa si hablamos de un negocio con amplia trayectoria o de apenas una startup. En cualquier caso, es necesario apegarse a un proyecto que establezca las bases del éxito.
Pero antes debemos saber en qué consiste un proyecto. Según el Project Management Institute (PMI), un proyecto está delimitado por un esfuerzo temporal, y tiene la finalidad de crear y vender un servicio o producto. Por ello, antes de toda planificación de un negocio hay que preguntarse “¿qué?, ¿cómo, ¿quién? y ¿cuándo?”.
Las respuestas de estás preguntas tan básicas determinarán si tu proyecto va en buen camino o todavía es incierto. Por ello, aunque nadie sabe a ciencia cierta cómo se desarrollará este nuevo año, lo mejor es enfrentarlo con un plan de acción.
Con esto, tendrás seguridad de estar preparado ante cualquier eventualidad y aprovechar al máximo la situación. Así, estos son los pasos para planificar un proyecto:
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Revisar la planificación anterior
Antes que todo, te recomendamos echar un vistazo a la planificación (si la hubo) del periodo año que pasó. Fijémonos en el cumplimiento de los objetivos, ¿lo logramos? Si no fue así, ¿qué hicimos mal?En la actualidad, prácticamente cualquier negocio tiene un pie en el mundo digital, así que habrá que analizar las estadísticas y el flujo de usuarios. Para más información, puedes leer nuestro artículo al respecto.
Pero limitarnos al ámbito digital sería un error de nuestra parte. Escarbemos en nuestro negocio en busca de errores inesperados. Sin embargo, esto no significa que dejemos de lado nuestros logros como si se tratasen de suerte. Aprendamos también de ellos.
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Definir un objetivo
Toda planificación en un proyecto parte del “¿qué se quiere lograr?”. Al saber dónde está la meta, tendremos claro qué camino debemos seguir para alcanzarla. Es de suma importancia que el objetivo sea realista y que no dejemos todos nuestros recursos en intentar conseguirlo.
Una buena forma de comenzar es haciendo una lista con todos los posibles objetivos (en parte, para ello hicimos una revisión de la planificación anterior). Enumeraremos cada posible objetivo, siguiendo una estructura jerárquica.
Al planificar un proyecto podemos terminar con varios objetivos, quizás demasiados. Recomendamos quedarnos con dos o tres, como máximo. De esta forma, tendremos un objetivo general y dos específicos. Si se requiere cierta formalidad en cuanto a llevarlo al papel, aquí hay un artículo de ayuda.
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Definir el alcance
Cuando hablamos del alcance, o scope en la planificación de un negocio, nos referimos a la delimitación de los recursos y el establecimiento de los trabajos necesarios. Básicamente, estaríamos definiendo el “cómo”. Es decir, tenemos una meta, ¿cierto? Para alcanzarla dentro del plazo establecido, recurriremos a ciertas estrategias.Por ejemplo, supongamos que comenzamos con una nueva marca y nuestro objetivo es conseguir determinado número de seguidores en las redes sociales. Es imprescindible, entonces, diseñar una imagen atractiva de la empresa.
Siguiendo con la misma idea, e imaginando que nuestra startup es un pequeño restaurante, sería bueno contratar a un repartidor a domicilio. En este caso, podríamos afiliarnos a algún servicio de repartidores, tal como Rappi. Así, debes definir los medios para que crezca tu empresa y aplicarte a conseguirlos o cumplirlos.
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Establecer cuánto se invertirá
El siguiente paso para planificar un proyecto es el de calcular la cantidad de dinero a invertir. ¿Necesitaremos nuevos espacios de trabajo? ¿Cuánto cuesta el alquiler y el amoblado? ¿Tendremos que contratar nuevo personal? ¿Qué habilidades solicitaremos? O, ¿requerimos alguna licencia o software especializado?
Una vez hayamos dado respuesta a estas y a todas las interrogantes que surjan, tendremos que reducir las respuestas a números. ¿Realmente vale la pena la inversión o necesitamos encontrar métodos más económicos?
Esta calculadora de rendimientos puede ayudarnos.
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Identificar riesgos
La planificación en un proyecto abarca mucho más que definir objetivos y contar cuánto dinero pagaremos. Además de eso, es imprescindible prevenir los riesgos. ¿Qué tal si un ordenador necesita ser reparado, o nuestro gerente debe darse de baja por enfermedad?Este tipo de inconvenientes se pueden resolver con dinero, y por eso debemos destinar parte del capital a emergencias. Pero habrá circunstancias en las que el dinero no podrá sortear el aprieto. Entonces, tener un plan de contingencia es crucial para garantizar el éxito de nuestro proyecto.
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Crear el BRD
El Business Requirement Documentation (BRD) es un formato de lo más útil para planificar un proyecto. Se trata de un documento que organiza todo lo referente al objetivo. Allí recopilaremos toda la información al respecto: alcance, recursos, inversión, riesgos. De esta forma, el CEO y los demás cabecillas de la empresa podrán acceder a un plan de acción ordenado y condensado en un solo sitio.
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División de tareas
Con este paso, responderemos al “quién”. Ya sabemos qué hay que hacer, pero necesitamos delegar tareas para hacer más efectivo el trabajo. Tendremos que escoger cuidadosamente a los trabajadores que se encargarán de cada tarea.El PMI recomienda que cada tarea tenga un único responsable que dé la cara ante los directivos, algo similar a un jefe de equipo. Además, se aconseja aplicar alguna herramienta de organización, como la Estructura Desglosada de Trabajo (EDT).
Lo bueno de este sistema, es que si nuestra empresa no tiene demasiados empleados, se puede habilitar una hoja de cálculo estándar como soporte. Google Drive es una herramienta sencilla y práctica que puede ayudarnos en nuestros inicios, ya que cualquier trabajador puede tener acceso a su lista de tareas. Además, podría actualizarla por su cuenta.
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Calendarización
Por último, en la planificación de un negocio, hay que responder el “cuándo”. Se debe definir en qué momento se llevará a cabo cada tarea, cada inversión, por más pequeña que sea.Anotar fechas en el calendario de la empresa es un buen comienzo, pero si queremos ir más allá, podríamos utilizar el diagrama de Grantt. En este video puedes ver cómo se diseña dicho diagrama, pero nosotros te explicaremos para qué sirve. Dicho de forma muy resumida, muestra los plazos de cada tarea y qué tan avanzadas están, por medio de un gráfico de barras.
Además, puede contener toda la información que requiera nuestro proyecto, por ejemplo, nivel de dificultad, qué equipo se encarga, fechas topes, etc.
