Un KPI es una sigla que proviene de una expresión en inglés “Key performance indicator”. Esto se traduce como “Indicador clave de rendimiento”, los kpis son un método cuantitativo de medición. Se enfoca en analizar el desempeño de tu equipo empresa y saber cuánto es su progreso en relación a ciertos objetivos o metas.
El kpi es una medición muy usada a nivel empresarial. Esto se debe a su versatilidad, porque funciona para medir progresos individuales o colectivos en torno a ciertas proyecciones de crecimiento. Funcionan como indicadores o guías que te dicen si el camino que tomaste es el correcto.
El marketing digital, el análisis de datos y la planificación de metas son más fáciles de crear y seguir con dicha estrategia. El flujo de información no deja de crecer, lo que es muy importante en una empresa. Por eso es vital contar con herramientas o métodos que funcionan para simplificar y entender todos los datos de una determinada compañía.
Lee hasta el final para saber sobre kpi, qué es, tipos y pasos para definir un buen kpi.
¿Qué es un KPI?
Ya sabes de dónde provienen las siglas. Todos los kpis son números o porcentajes que son el resultado de una serie de análisis sobre pasos, acciones o ventas en cualquier empresa. Un gran kpi ventas es aquel que cumple con los siguientes requisitos:
- Ayuda a consolidar objetivos.
- Esclarece el uso de recursos.
- Ayuda a planificar el uso de materia prima.
- Sigue el desarrollo de lo que puedes controlar.
- Une métricas con hechos.
- Informa a cada empleado o miembro del equipo sobre la importancia que tienen sus tareas dentro de la empresa.
Una de las constantes de la vida empresarial es la frecuente aparición de gráficos, datos y porcentajes. Cada variable es un ápice de información que ayuda a determinar si la empresa tiene éxito o no. Leer estas mediciones de forma incorrecta es perjudicial para cualquier negocio. Todo varía dependiendo de la industria a la que pertenezcas.
Al dirigir una compañía es muy importante medir los indicadores correctos con una buena frecuencia. De esta forma, es posible analizar el camino recorrido y obtener la capacidad de saber qué decisiones han sido buenas y cuáles no. Esto es posible gracias a los kpis.
Confusión entre KPI y métricas
Es común confundir un kpi ventas con una métrica, ya que ambos se encargan de simplificar y organizar ciertos datos empresariales. Los kpi son indicadores de suma importancia para los objetivos de una empresa, una métrica solo es una forma de medir datos.
Sin embargo, esta última alberga el potencial de convertirse en un nuevo kpi para tu empresa. Esto se debe a la relevancia que adquieren ciertas métricas al momento de consolidar nuevos proyectos o ideas.
Un aspecto importante para no mezclar un concepto con el otro es entender que un kpi facilita la toma de decisiones sobre el futuro de la empresa. Una métrica no incide directamente en estas decisiones, aunque puede adquirir mayor relevancia con el paso del tiempo.
¿Cómo elegir un buen KPI?
Tener un objetivo claro está relacionado estrechamente con los indicadores kpi. Esto es porque funciona como un medidor de efectividad en determinadas estrategias empresariales.
Por ejemplo, si en un kpi ventas no mides el alcance de cierta campaña publicitaria, entonces es difícil determinar si ha sido exitosa o no. Si trabajas con kpis equivocados, todo lo que hagas basado en esa información será menos exitoso de lo que debería.
Lo peor que le puede pasar a una empresa es contar con datos errados, esto solo genera una falsa sensación de éxito. Para evitar estos problemas, te presentamos los mejores consejos para escoger un buen kpi:
Fácil de medir
Aunque suene evidente, un buen kpi es aquel que es fácil de medir y analizar por un equipo especializado. Un indicador que carece de esta facilidad de comprensión, va a perjudicar toda la información.
Relevante para la empresa
Toda empresa necesita consolidar sus estrategias de marketing o ventas a través de indicadores que den indicios de que sí se cumplen los objetivos. Un negocio que se expande favorablemente debe contar con un kpi que confirme ese crecimiento. De lo contrario, estamos ante un kpi ventas errado que solo genera falsas expectativas.
No miente
Los kpis de vanidad son los que solo presentan números sin resultados tangibles para la compañía. Por ejemplo, las cifras de difusión de una campaña de marketing digital. Estas no dicen nada sobre el aumento en el número de ventas o el aumento de ganancias. Solo hacen que el equipo de marketing quede complacido con su trabajo y nada más.
Es importante que los indicadores se enfoquen en los datos que importan, aquellos que alumbran sobre resultados de verdadero crecimiento.
Facilita las elecciones
Al tener a disposición indicadores confiables, es más fácil tomar decisiones inteligentes que beneficien a la empresa. Esto es importante cuando es necesario plantear una nueva forma de captar más clientes o aumentar las ganancias por ventas. Un kpi que diga más sobre la masa de clientes fijos o las ventas mensuales facilita muchas decisiones.
Fomentan la revisión periódica de datos
Un kpi ventas requiere de una revisión constante, de lo contrario no va brindar datos actualizados y confiables. Este seguimiento es lo que hace posible determinar el éxito o el fracaso de un determinado objetivo empresarial. Por ello debes elegir un kpi que se mida periódicamente, de esta manera es posible a tomar decisiones inteligentes para el negocio.
Tipos de KPI
Existen muchos tipos de kpi que funcionan como analizadores importantes de los pasos a seguir con las diferentes estrategias de negocio. Sin embargo, cada uno de ellos solo funciona si es seguido de forma recurrente y se basa en datos reales e importantes.
Cada tipo de kpi cumple un rol específico en los intereses de una empresa, sus resultados son valiosos para determinados analistas. Te presentamos tres categorías que sirven para organizar estos tipos de indicadores.
Kpi primario
Este primer tipo es un indicador que funciona para medir los objetivos relacionados con el ingreso de dinero. Este tipo de kpi ventas es usado en estrategias de inbound marketing y marketing digital, estos son algunos de ellos:
- Leads.
- Tráfico.
- Costo de adquisición por lead.
- Tasa de conversión.
- Ingreso total.
- Ingreso por compra.
KPIs secundarios
Toda empresa cuenta con gerentes o directores con roles de seguimiento en determinadas estrategias de crecimiento. La eficacia de su trabajo depende de indicadores que los ayuden a desglosar muchos datos al mismo tiempo.
Estos indicadores funcionan como un refuerzo para los kpi primarios, ya que muestran las razones de esos datos. Estos son algunos indicadores secundarios:
- Costo por cada lead.
- Suscriptores de un newslettter o blog.
- Visitantes recurrentes.
- Costo por cada visitante.
- Origen del tráfico digital.
- Precio medio por cada transacción.
KPI práctico
Estos kpi también están asociados con diversas campañas de marketing, solo que en este caso los indicadores cumplen otras funciones. Por ejemplo, corroborar datos y realizar pruebas sobre el comportamiento de tus clientes. Es común recurrir a cualquiera de los siguientes kpi ventas:
- Pageviews.
- Bounce rate.
- Eficacia de las landing page.
- Page rank.
- Palabras clave.
- Contenido más leído o visitado.
- Tráfico.
- Visitantes, ya sean nuevos o viejos.
- Interacciones en redes sociales.
Marketing digital
Como ya sabes, los kpis son una serie de datos o cifras que se analizan para determinar el éxito o crecimiento de una empresa. Estos indicadores se dividen en categorías para facilitar su clasificación o análisis.
El marketing digital es una de esas divisiones, porque sus métricas también funcionan como un kpi. Gracias a esta información, se mide el desempeño de una campaña publicitaria digital.
Toda empresa cuenta con un departamento de marketing digital donde cada uno de los empleados usa plataformas y herramientas especializadas para promocionar determinados productos o servicios. Sin embargo, eso no es todo, también deben hacer un seguimiento de los resultados para saber si la inversión de recursos fue exitosa.
Por ello se crean nuevos kpi ventas específicos de marketing, para medir de forma más eficaz el cumplimiento de metas. Un especialista en marketing digital usa cualquiera de las siguientes métricas y kpi:
- Fuentes de tráfico web.
- Vistas de página.
- Costos por potenciales clientes.
- Visitantes que regresan.
- Tasa de conversión.
- Tasa de cumplimiento de objetivos.
- Tasa de clics.
- Costo de adquisición por cliente.
- Valor de vida por cliente.
Ventas
Una métrica de ventas es similar a kpis enfocados en una misma área empresarial. Un negocio debe seguir periódicamente sus cifras de ventas y la eficacia de sus empleados al concretarlas. Para ello es común recurrir a sales reps o indicaciones directas desde la gerencia. Esto hace que la cadena de ventas se optimice en cada uno de sus eslabones.
Te presentamos los principales kpi y métricas de ventas:
- Crecimiento de ventas.
- Objetivo de las ventas.
- Costo de adquisición del cliente.
- Ingreso promedio por unidad.
- Valor de por vida del cliente.
- Tasa de abandono de cada cliente.
- Duración del ciclo de ventas.
- Proporción de oportunidades de venta.
- Relación de conversión de potenciales clientes.
- Cifra de oportunidades de ventas.
Redes sociales
Otro tipo de kpi ventas que es importante para las estrategias de marketing digital de muchos negocios son las redes sociales. El mundo digital se sostiene sobre las ventas y mercados presentes en internet, una red social también funciona así.
Entonces, una empresa con presencia en las redes debe analizar constantemente la información de su marketing en las plataformas. Se trata de otro de los kpis que va a determinar si ha sido efectiva la estrategia o si debe ser replanteada.
Para analizar estos datos no es necesario recurrir a herramientas ajenas a una determinada red social. Ellas brindan toda la información, solo es preciso saber qué buscar y cómo presentar esos indicadores a los empleados.
Logística
Una empresa exitosa cuenta con equipo de logística capacitado para manejar la adquisición, movimiento y almacenamiento de mercancías. La cadena de producción requiere de un mantenimiento y atención constante, de lo contrario no va a operar bien. Los kpi asociados con la logística funcionan como una medición del desempeño del departamento de trabajo.
Cuando un gerente analiza estas métricas, el rastreo de errores y planteo de soluciones es más efectivo. Si no hay kpi ventas que evalúen el funcionamiento de la logística, el dinero y los recursos invertidos se pierden progresivamente. La productividad solo se consigue al reducir costos y mejorar las operaciones asociadas a la distribución de un producto o servicio.
KPIs de generación de leads
La generación de leads es muy importante para una empresa, porque consolida su presencia en internet. Para lograrlo se crean estrategias de inbound marketing, sumado a la creación de un blog asociado al negocio.
Los kpi secundarios son claves para analizar tus leads, porque dependen del tráfico. Entonces, es necesario un indicador que diga más sobre el tráfico total de la página.
La creación y difusión de contenidos valiosos para los clientes es un paso importante para crecer como empresa. Para ello es preciso recurrir a otro kpi como las palabras clave, ellas van a permitir posicionar mejor el contenido en la web. Mediante estas frases es posible crear visitas orgánicas al blog, para analizar estos datos es necesario el kpi ventas del tráfico orgánico.
Importancia de medir los kpi
Cada kpi funciona como un medio para entender el progreso de la empresa en determinados objetivos con la productividad. Son herramientas inmediatas muy transparentes y objetivas que facilitan la toma de decisiones dentro de un negocio.
Cualquiera de los kpis marca la diferencia entre el éxito o el fracaso de una campaña de publicidad o la salida al mercado de un nuevo producto. Gracias a éstos y otros indicadores, tu empresa va a poder avanzar de un punto A hacia B, esto se traduce en productividad y sostenibilidad.
Medir el grado de cumplimiento de objetivos y proyecciones internas es una forma de comprender el rendimiento de una compañía. Un kpi bien diseñado, con un plan de acción y estructuración es de mucha ayuda a la hora de informar a los empleados sobre la importancia de sus tareas.
Para tomar buenas decisiones para el devenir de la empresa, son necesarios los datos claros y precisos. Los kpi ventas condensan y organizan toneladas de información y proporcionan conocimiento preciso sobre todo lo relacionado con un negocio.
Sin embargo, para que todo engrane, es necesario analizar estos indicadores regularmente, porque los datos siempre fluctúan.
Beneficios de usar kpis
Una vez que te familiarices con estos indicadores y métricas, vas a notar cambios positivos en muchos ámbitos de tu empresa. Estos son algunos beneficios de usar kpi:
- Conocer el avance en las proyecciones empresariales.
- Corregir a tiempo errores de trabajo.
- Facilitan la adaptación e implementación de cambios en las dinámicas de la empresa.
- Generan estadísticas más precisas a mediano y largo plazo sobre un negocio.
- Permiten identificar más fácilmente a los empleados eficientes y a los que no trabajan lo suficiente.
- Mejoran la gestión, porque le dan prioridad a lo importante sobre lo urgente en todo aspecto de una empresa.
- Fomentan un buen comportamiento entre los trabajadores, porque saben que su desempeño se mide regularmente.
- Crean mediciones acertadas sobre el progreso en determinadas metas de crecimiento y sostenibilidad.
Los OKR
Viene de la expresión en inglés Objective Key Results, cuya traducción es objetivos y resultados clave. Son un complemento de los kpis, porque se ocupan de integrar objetivos y medir el progreso realizado hacia ellos. Los KR o Key results son los resultados clave de un okr y están relacionados estrechamente con un kpi ventas cualquiera.
Un kpi puede ser un kr y viceversa, la única diferencia entre ambos es que un kr es cuantitativo o cualitativo. Mientras que un kpi siempre es algo medible, cuantificable.
Pasos para definir un buen kpi
Antes de usar un kpi en una empresa debes tener una serie de objetivos o estrategias claras. Porque el kpi funciona como una forma de medir o analizar esa proyección cuando se cumple. Puedes usar uno o un conjunto de kpi, cada uno de ellos brinda una serie de datos específicos.
Al definir la meta por alcanzar y el kpi de mayor conveniencia, debe ser compartido con los empleados. También es recomendable compartir actualizaciones de los datos y el progreso en cada paso del proyecto. De esta forma, el equipo se mantiene informado sobre todo lo referente a sus tareas. Para tener unos buenos kpis sigue los siguientes pasos:
Define primero tu objetivo empresarial
Definir un objetivo empresarial es lo primero que se debe hacer antes de usar un kpi ventas. Sin ese primer objetivo no es posible tener una ruta clara. Es recomendable establecer objetivos alcanzables para consolidar buenas estrategias de marketing o ventas.
Algunas investigaciones afirman que solo el 16% de los trabajadores conoce los objetivos de la empresa en la que trabaja. La comunicación y difusión de estas metas es importante para garantizar un buen desempeño de cada departamento.
Por ello, crear un plan de acción antes de recurrir a los kpi es tan importante. Por ejemplo, define metas de productividad en un plazo de 5 años y luego divídelo en metas anuales. Una vez que tengas esto, el kpi va a funcionar de mejor forma en tu negocio.
Identifica datos comerciales y tipos de kpi para tus objetivos
Una vez definidos los objetivos, es hora de tomar decisiones en lo que respecta a la empresa. Ahora lo importante es incorporar métricas y los kpis que sean relevantes para medir cada objetivo cumplido. Gracias a ellas, es posible contar con mayor información para tomar las mejores decisiones en las estrategias de comercio.
Si no sabes por dónde comenzar, recurre a métricas y kpi ventas usados por empresas similares a la tuya.
Elabora tu kpi
Imagen de Freepik
Cuando ya está claro qué objetivos cumplir y qué métricas y tipos de kpi se adaptan a la empresa, entonces es el momento de elaborar el kpi. La definición de estos indicadores es importante, para hacerlo puedes recurrir al acrónimo SMART. Este viene del inglés y su traducción letra por letra sería la siguiente:
- Específico.
- Medible.
- Alcanzable.
- Realista.
- De duración limitada.
Gracias a cada uno de estos conceptos o ideas es sencillo definir un kpi cuantificable, objetivo y realista. Un ejemplo sería el siguiente:
Formas parte de la gerencia de una empresa textil y tu objetivo general es reducir la fuga de clientes. Una métrica para el equipo es la del tiempo medio de atención, porque quieres que los clientes sean atendidos en menos de 30 minutos. Los empleados promedian un tiempo de 1 hora por cliente. Entonces, el objetivo es mejorar el tiempo de atención, optimizarlo y que pase a ser un promedio de 30 minutos hacia el final del primer semestre del año.
Los kpis deben ser medibles, alcanzables y realistas, además de tener un límite de duración. Este ejemplo de kpi ventas cumple con cada una de estas características.
Sigue y comparte el progreso de objetivo
Así como pasa con cualquier objetivo, no se deben olvidar los kpi definidos para la empresa. Cuando ya han sido implementados, se debe contar con una forma de hacerles un seguimiento periódico y compartir en tiempo real el progreso. De esta forma, todos los miembros del equipo se mantienen informados en torno al avance del proyecto.
Sin embargo, la frecuencia de estos reportes depende de cuán rápido sea el avance en cada paso. Todo se reduce a los tiempos establecidos, si son objetivos que se cumplen rápidamente, es bueno contar con actualizaciones semanales.
Los kpi y la toma de decisiones
Todo líder o gerente de una empresa necesita contar con la mayor información sobre su empresa. Solo a través de estos datos va a tomar la mejor decisión en lo relacionado con la productividad y el éxito de su compañía. Aquí es donde entran las métricas y los kpis, porque simplifican y organizan todas esas cifras.
Los kpi ventas más eficaces son aquellos que se relacionan con estrategias y preguntas críticas sobre el desempeño de los empleados. Son un buen punto de partida para consolidar un negocio y tomar decisiones que inciden directamente en su expansión comercial.
Estas decisiones también están relacionadas con las Preguntas clave de rendimiento o las KPQ. Cada una de esas preguntas empresariales generan respuestas y permiten desarrollar y elegir los mejores kpi para un negocio. Gracias a ellas, el establecimiento de un kpi se convierte en un proceso orgánico y didáctico.
Ejemplos de buenos kpi
Ahora te presentamos dos ejemplos más de este tipo de indicadores:
- Eres dueño de una empresa que vende bolsos, tu objetivo general es aumentar el puntaje de lealtad de tus clientes. Una métrica para el equipo es la del tiempo del ciclo de ventas, porque quieres que los clientes se sientan más atraídos hacia tus promociones. Tu ciclo de ventas no dura tanto como debería. Entonces, el objetivo es mejorar el aumentar el ciclo de ventas y generar mayores ganancias, durante el primer trimestre del año.
- Eres gerente de una tienda de ropa, tu objetivo general es atraer más clientes. Una métrica es la del tiempo medio de atención sobre tu producto, quieres crear una campaña publicitaria en diversos medios. En un buen día tus empleados atienden a 15 clientes. Entonces, el objetivo es aumentar ese número, llevarlo a 50 para el final del año en curso.
Cada uno de estos ejemplos presenta todas las características que debe tener un kpi óptimo. Comienzan con un objetivo general y presentan un objetivo medible y realista, el cual es alcanzable durante un determinado tiempo.
Un kpi fomenta el logro de objetivos cuantificables en una empresa, porque son indicadores de éxito o fracaso. Cada uno de ellos presenta datos o cifras que ayudan a tomar decisiones eficaces y solucionar problemas puntuales.
Las métricas también son útiles para condensar y comprender problemas y proyecciones de crecimiento. En conjunto con los kpi ventas, son herramientas que aportan información de diversas formas. Por ello es recomendable usarlas para optimizar el crecimiento de tu empresa.
Un negocio que no recurre a los kpis pierde cifras valiosas sobre su crecimiento y tasa de éxito. No todo depende de buenos empleados o grandes inversiones, el secreto del éxito reside en la toma de decisiones eficaces. Además de atender problemas relacionados con la productividad y ventas de un producto o servicio.
