Con seguridad tienes la idea de iniciar un emprendimiento, un nuevo proyecto o lanzar un nuevo producto y no sabes por dónde empezar. Cualquier proyecto que desees iniciar requiere el planteamiento de objetivos realistas y una estrategia adaptada a nuestra situación actual.
Esta es precisamente la razón que llevó al consultor financiero estadounidense Albert S. Humpherey a crear el análisis DAFO. Con este método, pensaba solucionar las dificultades que tenían las corporaciones para concretar su planificación a largo plazo.
El análisis DAFO, FODA o SWOT (en inglés) es un método que permite estudiar los factores que intervienen en el rendimiento de una empresa. Recibe su nombre por las iniciales de los factores analizados: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.
Asumir riesgos está implícito en la decisión de emprender. Sin embargo, en el largo plazo, arrojarse a innovar o dar un paso al frente sin conocer el panorama actual de la empresa, puede significar un error con grandes costos.
Puedes hacer realidad ese proyecto que llevas tanto tiempo imaginando o llevar tu negocio al siguiente nivel de una manera eficiente. Lee hasta el final para que descubras cómo crear un análisis DAFO para tu negocio.
¿Qué es un análisis DAFO?
El análisis DAFO es un método que nos permite analizar los factores que influyen en el rendimiento de un negocio o proyecto. Este método consiste en identificar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades para determinar el estado actual del negocio.
Con este diagnóstico, podemos estimar la capacidad de nuestro negocio o proyecto para afrontar los desafíos futuros. Asimismo, este conocimiento nos permite plantear objetivos y definir las estrategias adecuadas para alcanzarlos.
Aunque comenzó como una metodología para las grandes empresas, en la actualidad es utilizado por pequeñas empresas y organizaciones. Incluso resulta útil para definir los pasos a seguir en un nuevo emprendimiento o mejorar aspectos de un negocio en funcionamiento.
Es recomendable hacerlo antes de iniciar un nuevo negocio o un nuevo proyecto dentro del negocio. Permite desarrollar una planificación acertada, basada en el conocimiento de los recursos que podemos aprovechar para mitigar los riesgos.
¿Cómo elaborar un análisis DAFO?
Elaborar un análisis DAFO implica identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, organización o emprendimiento. Puedes dividir el proceso en dos etapas que comprenden el análisis de los factores internos y externos de tu negocio.
Las fortalezas y las debilidades constituyen los factores internos que puedes mejorar o modificar. En cambio, las oportunidades y las amenazas son factores externos que no puedes controlar, pero sí detectar para aprovecharlos o hacerles frente.
¿Qué es una matriz DAFO?
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Una matriz DAFO o FODA es una representación visual en la que se plasma el resultado del análisis DAFO realizado. Se trata de un gráfico de cuatro cuadrantes que corresponden a cada uno de los factores analizados.
La matriz DAFO se puede representar como una tabla de cuatro celdas destinando un cuadrante para cada elemento. Es común que los factores internos (Fortalezas y Debilidades) se presenten en los dos cuadrantes superiores, dejando los cuadrantes inferiores para los factores externos (Oportunidades y Amenazas).
Para ello, puedes recurrir a una lista de preguntas que te ayuden a definir todos los elementos del análisis.
Factores internos
Son los recursos y capacidades con los que cuentas para obtener ventaja frente a la competencia.
Puede tratarse de una propuesta de venta, las relaciones exclusivas con distribuidores o proveedores, tu red de distribución o tu imagen de marca. Tal vez cuentas con tecnología, propiedad intelectual, equipos o tecnología que tus competidores no tienen.
En este punto también debes evaluar tus recursos financieros como tu facilidad de acceso al capital o tus márgenes de beneficio. También debes tomar en cuenta los recursos humanos (clientes exclusivos, habilidades de tu personal), pues forman parte de tus activos.
O tal vez tu ubicación es ideal para atraer a los clientes y aumentar tus ventas.
Estas son preguntas que puedes hacer para precisar los factores internos de tu negocio:
- ¿Qué te hace único frente a la competencia?
- ¿Qué te da ventaja competitiva?
- ¿En qué podrías mejorar para obtener ventaja competitiva?
- ¿Qué hace que tus clientes vuelvan o se alejen?
- ¿Cuáles de tus fortalezas o amenazas percibe tu competencia?
Recuerda que el análisis DAFO es un ejercicio de reflexión para el que no hay respuestas correctas. Clasificar un elemento como fortaleza o debilidad dependerá de tu punto de vista y tu capacidad para aprovechar las circunstancias.
Las fortalezas abarcan todo aquello que haces bien y que puedes hacer mejor que tu competencia. Las debilidades abarcan tus fallas, es decir, aquello en lo que puedes mejorar para obtener la ventaja frente a la competencia.
Para comprender el modo en que estas preguntas pueden ayudarte, veamos el ejemplo de análisis DAFO para un restaurante. Imagina que un equipo de emprendedores quiere abrir su primer restaurante y desea definir cuáles son las acciones prioritarias.
Comencemos por el análisis de sus factores internos:
Ejemplo de Fortalezas:
- Contamos con una ubicación privilegiada en el centro de la ciudad.
- Nos destacamos como una alternativa única a la comida rápida con un menú que destaca por la calidad de nuestros productos, su excelente sabor y presentación novedosa.
- Contamos con personal calificado que sobresale por su experiencia en la preparación de alimentos y el servicio al cliente.
- Ambiente único, confortable y atractivo.
Ejemplo de Debilidades:
- Falta de capital: toda puesta en marcha provendrá de préstamos e inversores.
- Falta de experiencia en la gestión de negocios gastronómicos.
- Falta de reputación: aún no nos hemos establecido como una marca reconocida en el sector gastronómico.
En este ejemplo, el análisis de las fortalezas se centra en los activos (ubicación, habilidades del personal y establecimiento) y en la calidad del producto. Mientras que las debilidades detectadas se enfocan en los factores financieros (falta de capital) y el reconocimiento de la marca.
Factores externos
Son los acontecimientos o tendencias de tu entorno que pueden favorecer u obstaculizar la concreción de tus objetivos.
Aquí debes evaluar las tendencias del mercado, la aparición de nuevas tecnologías o los eventos que te permitan impulsar tu marca. Considera también los nichos de mercado que no has explorado y las nuevas fuentes de financiamiento que tengas al alcance.
Presta atención a los nuevos competidores, los cambios en el suministro de materias primas y tu relación con los proveedores. No pierdas de vista los cambios en las regulaciones y tendencias económicas (tasas de interés, precios de la vivienda, disminución de impuestos).
Estas son preguntas que puedes hacer para identificar los factores externos:
- ¿Cómo puedes usar tus recursos para mejorar las áreas que presentan debilidades?
- ¿Las nuevas tendencias en el mercado te favorecen o te pueden perjudicar?
- ¿Qué eventos puedes aprovechar para impulsar el crecimiento del negocio?
- ¿Los proveedores podrán mantener los precios?
- ¿Cuáles son las áreas en que te supera la competencia?
- ¿Cómo puedes convertir tus fortalezas en oportunidades?
- ¿Qué está haciendo tu competencia?
- ¿Existen nuevos competidores en el mercado?
- ¿Qué amenazas exponen tus debilidades?
Como ocurre con los factores internos, cada respuesta aplica para tu caso único y para tus circunstancias actuales. Así, lo que para un negocio puede ser una amenaza, para otro puede ser considerado una oportunidad.
Por ejemplo, la aparición de una nueva tecnología podría facilitar la creación y lanzamiento de un producto en el mercado. Sin embargo, podría convertirse en una amenaza presionando la revisión y mejoría de tus estándares de calidad.
Así, podrás identificar las oportunidades si los factores de tu entorno te resultan favorables para cumplir tus objetivos. También detectarás las amenazas al evaluar todos los factores externos que podrían obstaculizar el logro de tus objetivos.
Retomando el ejemplo del análisis DAFO para un restaurante que está por inaugurarse, veamos los factores externos que les resultarían prioritarios:
Ejemplo de Oportunidades:
- Crecimiento del área: la ciudad ha mostrado un crecimiento anual del 10 %
- Esta es una población en crecimiento: las familias buscan alternativas saludables ya que tienen menos tiempo para preparar una comida
Ejemplo de Amenazas:
- La competencia se inclina a ofrecer productos similares a menor costo.
- Clientes conservadores, fieles a la competencia y poco arriesgados para probar nuevas propuestas.
En este ejemplo, las oportunidades están centradas en factores demográficos (crecimiento de la población), mientras que las amenazas están representadas por las acciones de la competencia. En ambos casos, se ha tomado en cuenta el comportamiento de los clientes.
Así, la búsqueda de alternativas se ha percibido como oportunidad mientras que la tendencia conservadora de consumo se ha percibido como una amenaza.
Recomendaciones para elaborar un análisis DAFO
Inicia con un objetivo en mente
Pensar en tu objetivo te permite definir si necesitas aplicar un análisis general o con un fin específico, como el lanzamiento de un producto o una estrategia de marketing. Así, podrás optimizar el tiempo y el esfuerzo invertido en el proceso, enfocando las ideas a considerar en el objetivo.
Reúne a tu equipo:
Elaborar un análisis DAFO, requiere el compromiso de los involucrados, principalmente de quienes lideran el proyecto. Sin embargo, realizar el análisis desde la visión de la directiva reflejaría una comprensión limitada.
Reunir a todo el equipo o a sus representantes principales, garantiza información valiosa de todas las áreas de su negocio (ventas, marketing, desarrollo de productos).
Algunos estarán más familiarizados con los factores internos y otros, con la información sobre los factores externos. Además, sus aportes ayudarán a la construcción de un panorama detallado, pero también a la creación de soluciones.
La opinión de los clientes también es importante así que puedes realizar encuestas para conocer sus deseos y necesidades. Asimismo, es útil evaluar si la información con que se cuenta es suficiente y confiable para lograr un análisis acertado.
Si apenas estás iniciando, puedes incorporar el punto de vista de amigos, vendedores, proveedores y clientes. La clave es observar la situación a evaluar desde diferentes ángulos.
Elabora una lluvia de ideas
Puedes pedirle a tu equipo que apunte todas los datos e ideas de manera individual y luego revisarlas de manera grupal. Es el momento de detenerse en cada elemento de la matriz DAFO y considerar todos los factores asociados a cada uno.
En esta etapa, no hay preguntas ni respuestas correctas, lo importante es la honestidad principalmente en el reconocimiento de las debilidades. De esta manera, se asegura de incluir información realmente valiosa para la toma de decisiones.
Depura la información
El equipo puede evaluar cada una de las ideas y asignarles una puntuación del 1 al 10 para determinar su importancia. Estas pueden conducir a un proyecto innovador o identificar los riesgos en los que el negocio debe concentrar su atención.
En este momento, la directiva puede incorporarse a la sesión para ayudar a establecer las ideas prioritarias según su impacto positivo o negativo.
Es importante simplificar la información para que el equipo pueda enfocarse en lo que contribuya al crecimiento del negocio. Además, conviene incluir solamente las oportunidades que estén al alcance para que la estrategia a desarrollar sea realista.
Repite el procedimiento
Pide al equipo que elabore una lluvia de ideas y una depuración para cada uno de los cuadrantes de la matriz. Al finalizar, el equipo habrá organizado cuatro listas separadas en las que habrá identificado las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
¿Por qué es importante elaborar un análisis DAFO?
El análisis DAFO brinda información completa y actualizada sobre la situación que se está estudiando. Pero esta información resulta vacía e incompleta si no se aprovecha para la planificación de una estrategia.
Así que, definidas las áreas prioritarias, es momento de plantear las estrategias y crear un plan de trabajo para los próximos meses.
Para hacerlo, puedes cruzar la información de los cuadrantes para descubrir la manera en que tus fortalezas pueden potenciar tus oportunidades y contrarrestar tus amenazas.
Estas preguntas te pueden ayudar a generar estrategias:
- ¿Cómo puedes usar tus fortalezas para aprovechar las oportunidades?
- ¿Cómo puedes usar tus fortalezas para evitar las amenazas?
- ¿Cómo puedes usar las oportunidades para superar tus debilidades?
- ¿Puedes minimizar tus debilidades para evitar las amenazas?
Las respuestas a estas preguntas se convertirán en una lista en la que podrás seleccionar tus prioridades y programar tus próximas acciones.
Volviendo al ejemplo del análisis DAFO para un restaurante, estas serían algunas estrategias que permitirían programar objetivos factibles:
- Para solucionar el problema de la falta de financiación, el equipo podría investigar las opciones que ofrezcan mejores condiciones para obtener capital.
- Crear un plan de marketing enfocado en los clientes potenciales y sus necesidades. Es decir, familias que buscan alternativas rápidas y saludables.
- Esta estrategia, sumada a la planeación de una gran inauguración pueden empezar a construir la reputación de la marca.
- Para solucionar la falta de experiencia en la gestión de negocios gastronómicos el equipo puede contar con el apoyo de un asesor.
- Al contar con una ubicación ideal y una oferta centrada en la comida saludable y de calidad (fortaleza), el restaurante puede aprovechar el crecimiento de la población que está experimentando la ciudad (oportunidad).
- Aunque la marca aún no es reconocida (debilidad), la calidad de los productos y del servicio al cliente, y el atractivo del establecimiento (fortaleza) pueden contribuir a construir la reputación de la marca.
- Una oferta gastronómica especialmente dirigida a cubrir las necesidades del cliente objetivo (fortaleza) puede hacer frente a la tendencia de consumo (amenaza).
¿Cuáles son las ventajas que ofrece el análisis DAFO?
No importa que tan compleja sea la situación, el análisis DAFO permite detectar las fallas u oportunidades de manera oportuna para anticiparse a las amenazas y aprovechar las oportunidades. Además:
- Simplifica la información: la estructura simple de la matriz DAFO permite comparar todos los elementos analizados y tenerlos presentes en un solo vistazo.
- Permite detectar conexiones: al contrastar los diferentes factores analizados, es posible evaluar el impacto de una solución en el resto de los cuadrantes.
- Permite establecer prioridades: al comparar los cuadrantes, se puede definir el sector que requiere atención inmediata o brindará beneficios a corto plazo.
- Fortalece la participación y motivación del equipo: la colaboración del equipo en la realización del análisis es esencial para crear una visión completa de la situación del negocio.
- Permite establecer objetivos realistas basados en el conocimiento de lo que funciona y lo que no funciona en nuestro negocio
- Anticipa los riesgos: pues te permite evaluar el impacto de los cambios que quieres implementar antes de llevarlos a cabo.
- Descubrir soluciones: al evaluar las fortalezas junto a las debilidades, encuentras alternativas que usualmente pasarías por alto, ya que aprovechas tus recursos disponibles.
- Su aplicación no es demasiado compleja: de modo que los miembros del equipo pueden participar sin necesidad de invertir en una capacitación previa.
- Es una herramienta versátil: El análisis DAFO puede aplicarse para definir el estatus de un negocio en su totalidad o de un sector específico. Puedes aplicarlo para evaluar tus estrategias de marketing, el lanzamiento de un producto o hacer un DAFO personal para mejorar tu desempeño.
Puede ser útil para analizar la competencia y así detectar oportunidades o rasgos que puedes contrarrestar a través de tus fortalezas. Incluso se puede aplicar para evaluar posibles escenarios futuros para tu negocio.
¿Cómo elaborar un análisis DAFO personal?
Como ya hemos mencionado, el análisis DAFO es una herramienta versátil que no solo es funcional para las empresas. También es útil como método de autoconocimiento para evaluar tus destrezas y alcanzar tus objetivos.
Iniciar un emprendimiento es similar al planteamiento de un proyecto personal. Necesitamos definir por dónde comenzar y detectar los obstáculos en el camino. Un análisis DAFO personal permite definir estrategias realistas basadas en el reconocimiento de nuestras habilidades y de las circunstancias que estamos viviendo.
El análisis DAFO personal te permite reconocer tus fortalezas, visualizar claramente las fallas y mejorar tus debilidades para anticipar las amenazas. Visualizar tu situación en una matriz DAFO te permite mejorar en el terreno profesional para alcanzar tus proyectos laborales o personales.
Comienza tu análisis DAFO evaluando los factores internos y luego, detecta los factores externos que influyen en tu desarrollo personal o profesional.
Factores internos
Son las características que te proporcionan ventaja o desventaja en el entorno laboral o en el alcance de tus objetivos. Pueden ser tus actitudes (emociones, personalidad), aptitudes (formación, experiencia), tus capacidades (físicas, económicas) o lo que otros perciben de ti.
Dentro de los factores internos debemos considerar nuestras fortalezas y debilidades.
Fortalezas
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Dentro de las fortalezas debes identificar aquello que sabes hacer bien y que te hace destacar en tu trabajo. No olvides tomar en cuenta tu experiencia, logros personales y profesionales.
Puedes reflexionar en estas preguntas para identificarlas:
- ¿Qué capacidades personales y profesionales te ofrecen una ventaja competitiva?
- ¿Cuáles son tus mejores aptitudes?
- ¿Cómo podrías potenciar tus talentos?
¿Cuentas con recursos para cumplir tus objetivos?
Tener una especialización en alguna materia, la habilidad para gestionar el tiempo o el dominio de varios idiomas, pueden ser ejemplos de fortalezas.
Debilidades
Las debilidades incluyen los hábitos, habilidades o rasgos de personalidad que afectan tu desempeño y que, por tanto, debes mejorar.
Para identificarlas puedes preguntarte:
- ¿Qué capacidades personales y profesionales debo mejorar?
- ¿Qué aspectos de mi actitud me impiden mejorar?
- ¿Qué observaciones sobre tu carácter o habilidades te han apuntado tus jefes, compañeros de trabajo o familiares?
Como ejemplo de debilidades podríamos detectar la dificultad para hablar en público, poca experiencia en un área de trabajo o la tendencia a la procrastinación.
Factores externos
Los factores externos representan los cambios de tu entorno (profesional o personal) que favorecen o dificultan el logro de tus objetivos. Puede tratarse de cambios en el contexto económico, social o cultural que desafían o mejoran tu posición laboral.
Dependiendo del tipo de impacto producido por estos cambios podemos clasificarlos como oportunidades o amenazas.
Oportunidades
Las oportunidades son las situaciones que puedes aprovechar para conseguir una mejora en tu posición laboral o en el alcance de tus metas.
Estas preguntas pueden ayudarte a identificar tus oportunidades:
- ¿Las oportunidades de tu entorno están a tu alcance?
- ¿Qué cambios pueden ayudarte a alcanzar mis objetivos?
- ¿De qué situaciones puedes beneficiarte?
La posibilidad de un ascenso, de obtener un crédito o el acceso a un programa de becas son ejemplos de oportunidades que puedes aprovechar.
Amenazas
Las amenazas son las situaciones que pueden frustrar el logro de tus objetivos o perjudicar tu estabilidad laboral.
Estas preguntas pueden ayudarte a identificar tus amenazas:
- ¿Qué factores externos limitan mi desarrollo profesional?
- ¿Qué cambios afectan el ejercicio de mi profesión?
- ¿Qué habilidades tienen mis competidores?
Como ejemplos de amenazas podrías considerar la posibilidad de una crisis económica, recortes de personal o nuevos requisitos para el crédito que necesitas.
Ejemplo de análisis DAFO personal
Imaginemos ahora el ejemplo de una matriz DAFO para una persona que quiere promover sus servicios de fotografía en redes sociales.
Fortalezas
- Sensibilidad estética
- Habilidad para empatizar con los clientes y detectar exactamente lo que quieren
- Equipos de fotografía profesional
Debilidades
- Poca habilidad en la gestión de Redes Sociales
- Dificultad para gestionar el tiempo (obstáculo para tomar varios proyectos al mismo tiempo)
Oportunidades
- Alta demanda en las empresas de marketing digital
- Posibilidad de promoción en RRSS y plataformas digitales
Amenazas
- Competencia muy fuerte y consolidada
- Cambios constantes en las tendencias y gustos de los clientes
Como hemos visto, el análisis DAFO brinda un panorama completo y honesto que te ayuda a reconocer tus aciertos y tus fallas. Es una herramienta asertiva para tomar decisiones, ya que abarca los factores que impulsan o frenan el crecimiento de tu negocio.
Al considerar los factores internos y externos, te permite visualizar los recursos con que cuentas para obtener la ventaja competitiva. Además te permite detectar las debilidades que te ponen en riesgo frente a la competencia y los cambios del entorno.
Se considera un paso necesario antes de iniciar tu emprendimiento ya que puedes anticipar los riesgos antes de comprometer tus recursos. Además, te permite evaluar constantemente tu desempeño al identificar lo que estás haciendo bien y lo que necesitas mejorar.
Con este conocimiento puedes formular una estrategia sólida de crecimiento basada en la situación real de tu negocio.
