Aprende a gestionar tu empresa apostando a la organización de recursos materiales y humanos adaptados a la era digital. Llegar a cumplir el sueño de una empresa implica que todo debe engranarse y funcionar a la perfección. La clave de este éxito es la administración.
En este artículo verás qué es la administración de una empresa, los tipos y los gastos de administración. Conocerás el tema de la administración por objetivos (APO) y te darás cuenta de que es momento de sumarte a las nuevas tecnologías en función de que tu empresa se posicione.
Qué es la administración de empresas
En palabras simples, la administración de una empresa es todo lo que debe suceder para que un negocio sea rentable. Dentro de estas acciones y elementos podemos reconocer cuatro grandes áreas que harán que una empresa funcione:
- Finanzas: encargada del capital de la organización
- Mercadotecnia o marketing: abocada a las operaciones comerciales (ventas)
- Operaciones o procesos: hace funcionar los mecanismos de producción
- Recursos humanos: encargada del personal empleado en su totalidad
Cada una de estas áreas amerita un tipo específico de procedimientos administrativos. Hay acciones que van hacia la optimización de un recurso humano y otras hacia la de una materia prima. Sin embargo, todas estas áreas dependen de una misma dirección administrativa y apuntan a que una empresa sea productiva.
La buena administración de una empresa garantiza que todas las áreas y sus acciones se muevan en un mismo sentido. Los objetivos en común que debe cumplir la administración de una empresa dependen de lo siguiente:
- Organización
- Planificación
- Dirección
- Control
Pero, ¿cómo hacer que todo gire hacia un mismo lado?, ¿cómo hacer para que todo engrane y funcione? El primer paso es definir el tipo de administración. Debes saber qué tipo de empresa tienes o quieres, e identificar a tus clientes potenciales.
Hay empresas que empiezan siendo familiares y terminan con sucursales por todo un país. Piensa en los inicios de las grandes franquicias y cadenas. Dada su buena administración, llegan a establecer estándares de calidad. Sea por rapidez en el servicio, o la calidad de productos, todo obedece a una buena administración que marca tendencia.
Tipos de administración
Son pocas las empresas que destacan en la destreza de tomar un recurso y perfeccionar su potencial. Muchos de los fracasos económicos se dan por una mala administración. Es necesario definir, entonces, cuáles son los tipos de administración:
- Administración pública: Es la que cumple con los procesos necesarios para llegar posteriormente a los beneficios de una comunidad o de un país. Estos recursos se verán destinados al cumplimiento de políticas públicas.
- Administración privada: cumple con la logística financiera en organizaciones que no dependen del presupuesto ni de estructuras del Estado. Son empresas que se dedican a procurar bienes o servicios privados.
- Administración mixta: Este tipo de administración se da cuando las organizaciones privadas reciben apoyo de las instituciones del Estado para su funcionamiento.
Dentro de estos tres tipos de administración hay áreas que funcionan de manera independiente del producto o resultado. Por ejemplo, en la administración pública los recursos son del Estado. Para un empleado público, será utópico cambiar algo con intenciones de mejorar la productividad del mismo.
En la administración privada, los gerentes planificarán todo para que no haya pérdidas. Una empresa con capital privado no hará nada que atente contra su propio crecimiento, no en teoría, no adrede.
Hay empresas que se dedican a obtener un resultado inmediato y otras un resultado a largo plazo. Independientemente de ello, deberán tener una administración coherente a los objetivos planteados y unos gastos administrativos fijos.
Gastos de administración
Son todos los gastos que deben hacerse obligatoriamente para que funcione la empresa. Los gastos administrativos no tienen que ver necesariamente con las actividades de producción.
Los gastos administrativos no se pueden vincular con la actividad económica que desarrolla la empresa dentro de los procesos de producción o ventas. Es decir, los gastos administrativos serán independientes de los demás gastos.
Lo ideal es que una empresa mida la relación de todos los gastos. Así puede calcular sus ganancias. En el caso de los de administración los básicos suelen ser:
- Los sueldos y salarios
- Alquiler y suministros del local comercial
- Pago de servicios
- Papelería y elementos de oficina
La mejor forma de comprenderlos es pensar que los gastos de administración son como los de una casa. Antes de que cualquier miembro de una familia pueda producir, deberá tener cubiertas sus necesidades básicas. Así una empresa necesitará cubrir sus necesidades básicas diarias de operatividad.
Lo que garantiza la producción de un producto es su venta. Y poner en venta un producto amerita tener un personal, un espacio y una plataforma administrativa que lo permitan.
Es necesario sostener la plataforma de dicha comercialización (aunque sea digital). Pero ello será independiente de la cantidad de ventas. Puede que en un mes se venda más de lo esperado o no se venda nada. En principio, esto no modificaría los gastos de administración.
Por supuesto que hay que tomar en cuenta los otros gastos que sostendrán la vida de la empresa. Sumados a los administrativos, los siguientes egresos forman los gastos operativos:
- Gastos financieros
- Gastos de venta
Estos gastos también tendrán su desglose, en general es variable, no es un gasto fijo como suele ser el administrativo. Dependen del tipo de rubro que maneje la empresa.
¿Qué es la administración por objetivos (APO)?
La APO se difundió con The Practice of Management de Peter Drucker (1954). Este pensador austríaco, radicado en Estados Unidos, hablaba de mirar al trabajador como un “hombre completo”.
Desde los años 50s, la administración por objetivos se plantea como una herramienta para medir el rendimiento de los empleados y su productividad. Para lograr una administración por objetivos tendrás que seguir tres fases:
- Inicio
- Seguimiento
- Evaluación
Fases de la administración por objetivos
En la fase inicial se establecen los objetivos, y se involucran a las distintas áreas. En la fase de seguimiento se mide el progreso de los objetivos pautados. Y en la tercera fase se analizan los resultados del proyecto, qué objetivos se cumplieron y cuáles no.
Todo esto permite saber las razones por las que un proceso ha funcionado. Lo genial de aplicar una APO es que no te sientes sola piloteando la nave. Puedes medir rigurosamente la eficiencia del equipo de trabajo y de tu organización.
Desde hace algunos años, la APO se ha planteado como un método muy eficaz en la administración de empresas. Con el establecimiento de metas y objetivos, se evalúa el desempeño de cada empleado, pero también de la organización.
Los resultados, sean positivos o negativos, serán estudiados para mantener un estándar o para superarlo. Por algo este método se ha ido potenciando y perfeccionando con el tiempo.
La asignación de objetivos debe tener como centro al mismo trabajador, para que este no pierda la motivación.
Arturo Infante Villarreal dice sobre este tema: “La administración por objetivos (…) busca la dirección por autocontrol”. La idea planteada por Drucker es la descentralización. Esto plantea que cada empleado se hace responsable de los objetivos trazados en la planificación administrativa.
¿Cómo implementar una buena APO?
Este tipo de administración se opone al sistema de la administración por presión que está basada, sobre todo, en el control y vigilancia de las tareas del personal. La administración por presión no obtiene resultados humanos satisfactorios.
Con la administración de una empresa por objetivos se plantean metas claras. Cada trabajador podrá evaluar su propio desempeño. Existe la posibilidad de mejorar el rendimiento y de que en lugar de la presión administrativa haya eficacia.
La APO forma parte de las mejores estrategias corporativas para llevar tu organización a la cumbre. Esta estrategia simplemente organizará los objetivos del capital humano. Para llegar a una excelente implementación de la APO sigue los siguientes pasos:
- Establece objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo)
- Asigna pequeñas tareas orientadas a alcanzar objetivos más grandes
- Fomenta la comunicación constante entre toda la organización
- Implementa softwares de gestión y seguimiento de tareas corporativas
- Monitorea los procesos continuamente, no esperes hacerlo al final
- Usa un softwares específico para cada labor y área
- Comparte cómo va el proceso con todos los trabajadores, esto define resultados en equipo, mira la comunicación como una clave
- Propicia un equilibrio entre un ambiente laboral ameno y al mismo tiempo productivo
- Evalúa los logros y analiza el desempeño, individual y del equipo
En definitiva, una administración por objetivos garantiza que toda la organización esté en constante evaluación. Estas acciones implican que la empresa se renueve cada día.
Si quieres profundizar en el la planificación de objetivos anuales, te recomendamos nuestro artículo sobre Propósitos empresariales de año nuevo para triunfar
Conclusión
Hay que crecer con los nuevos tiempos, estar a la altura del mercado. Sea cual sea el rubro de tu empresa es esencial la aplicación de nuevos métodos de gerencia. Administrar una empresa exitosa hoy es estar a la altura de las nuevas tecnologías.
Saber aplicar los métodos y conocer a fondo la capacidad del personal con el que cuentas, te permite jugar tus cartas con eficacia. Las labores de cada uno deben ser delimitadas, pero con un norte común.
La administración de una empresa privada es complicada, no imposible. Comienza como lo haría un programador, ve paso a paso. Separa cada acción necesaria e indispensable para que la maquinaria de la organización arranque.
Nunca dejes de hacerle seguimiento a las cosas, tampoco dejes de evaluar los resultados, sean positivos o negativos. Hoy en día cuentas con muchas herramientas para lograrlo.
Por ejemplo, si tu empresa es un restaurante, debe asimilarse a las nuevas aplicaciones y conocerlas. Acciones como actualizar la carta de vinos es posible sin tener que hacer nuevas impresiones o moverte, esto reduce costos. Simplemente activas una app y listo.
Suma tu empresa a las nuevas tecnologías. El mejor posgrado de administración es la práctica. Aplica la APO sin miedo al fracaso, sé una líder que confía en objetivos corporativos.
La idea de descentralización está dada por el cumplimiento responsable de los objetivos de cada una de las partes. Un equipo de trabajo exitoso debe tener las metas claras. Posicionar a tu empresa en el mercado implica que debes conocer ese mercado. ¿Qué mejor manera de conocerlo que las nuevas herramientas que se desprenden del sistema? ¡Adelante!
Fuentes:
https://revistas.unbosque.edu.co/index.php/cuaderlam/article/view/1492/1098
http://academica.uaslp.mx/oa/estadoresultados/ER_Ejemplo_Gastos_operacion.jpg
Infante, Arturo. “Una nueva manera de guiar el trabajo de los hombres”, en Desarrollo Organizacional, Edit. Universitaria de América, 1977, pág. 13.
