¿Vas a asumir la gestión de un proyecto y no sabes por dónde empezar? ¿Eres tu propia jefa y no sabes cómo proyectar? La gráfica de Gantt es un recurso que te ayudará a administrar todos los proyectos de tu negocio.
Sea cuál sea tu rubro comercial, la gráfica de Gantt es una herramienta genial para lograr metas a corto y largo plazo. Empodérate en los proyectos, acércate al personal con objetivos claros e impulsa tu negocio en poco tiempo.
En este artículo podrás conocer qué es y cómo aplicar una gráfica de Gantt. Así como ver algunos ejemplos para guiarte y llevarla a la práctica. Una vez conozcas cómo hacerla, te dejamos varias opciones de softwares para diseñar la gráfica de tu gestión de proyecto. ¡Dale, vamos!
¿Qué es la gráfica de Gantt?
La administración por proyectos, o la gestión de proyectos en general, es posible si cuentas con las herramientas necesarias. El diagrama de Gantt es una de ellas. La gráfica que proporciona el diagrama tiene como objetivo exponer el tiempo previsto para diferentes tareas en un lapso de duración.
Esta gráfica fue desarrollada entre 1910 y 1915 por el ingeniero mecánico estadounidense Henry Laurence Gantt (1861-1919). Este es uno de sus principales aportes a la administración.
La gráfica de barras es conocida actualmente como gráfica de Gantt, y consiste en un eje horizontal que representa las unidades de tiempo, y uno vertical que registra las distintas funciones o tareas.
Para avanzar en delegar funciones debes tener claro quién ejecutará los proyectos y qué cosas debe hacer. En este sentido, el diagrama ofrece un esquema para proyectar en el tiempo el despliegue de las funciones que harán posible un proyecto.
En la gráfica las tareas se jerarquizan en el lado izquierdo de manera vertical, ordenadas de acuerdo a su relevancia. Y en las barras horizontales se indican los diversos tiempos que cada una de ellas necesita para su ejecución.
Los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica para representar las diferentes tareas programadas como parte de un proyecto.
En palabras sencillas, es la programación de las actividades de un proyecto en una línea de tiempo.
¿Cómo hacer una gráfica de Gantt?
El diagrama de Gantt muestra, en una gestión de proyectos, el principio y final de las distintas unidades mínimas de trabajo (UMT) y los grupos de tareas. Una UMT es la acción de trabajo más pequeña que no se puede dividir en el tiempo, que debe hacerse completa.
Por ejemplo, un empleado debe buscar la materia prima necesaria para dar inicio al proyecto de manufactura. Esta actividad la señalaremos con el número uno (1) en el diagrama vertical. El tiempo estará señalado arriba o abajo en la línea horizontal en forma de barra.
Las unidades mínimas de trabajo se estiman mediante diversos métodos para posteriormente enlazarse entre ellas y programarse. Uno de esos métodos es señalar a la persona responsable o el departamento de cada una de las acciones o UMT.
Pasos a seguir para la gráfica de Gantt
- Conocer toda la estructura del proyecto y cada una de las acciones que conforman sus fases. Es importante saber cómo se relacionan unas con otras, para poder llevar a cabo todos los objetivos planteados.
- En la planificación se deben desglosar todos los recursos que se requieren en cada momento o fase del proyecto. En esta labor es indispensable que cuentes con toda la información necesaria. La investigación previa te permite planificar con datos reales.
- Calcular el tiempo de ejecución de cada actividad. Es indispensable darle un plazo lógico y certero a cada tarea o fase del proyecto. La duración de cada etapa está representada por la longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt.
- Una vez programadas todas las tareas a realizar escalonas los procesos. Ajustas los plazos y colocas las fechas de ejecución y las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt permite visualizar todas las piezas del rompecabezas en perspectiva.
- Jerarquiza las tareas partiendo de la escala de ejecución de los procesos. De esta forma se evalúan las relaciones de dependencia entre las acciones. Podrás ver las acciones que quedan subordinadas a otras, y las que son independientes.
- Si estás comenzando es muy útil dibujar el gráfico en papel para visualizarlo cada vez que lo necesiten. Si ya tienes una empresa consolidada te recomiendo aplicar el diagrama de Gantt en un software. Esta herramienta te permite hacer modificaciones o pequeños ajustes sobre la marcha. Al margen de que puedes jugar con presentaciones más interactivas en reuniones donde se evalúen los cumplimientos del proyecto.
¿Cómo dibujar la gráfica de Gantt?
- La lista de actividades: establece cuáles son las actividades, ordénalas al lado izquierdo de la gráfica por prioridad de ejecución. Entre la tarea inicial y la final hay que indicar las UMT.
- Las barras horizontales: las barras servirán para visualizar rápido el estado de ejecución del proyecto en los lapsos establecidos para ello. Así calculas la estimación del tiempo restante para cada actividad.
Para ello debes estimar el período de tiempo que lleva cada tarea. Por supuesto, que para la proyección del tiempo debes tener presente la disponibilidad de recursos. Sean humanos, técnicos, materiales o financieros estos recursos son los que te permiten calcular los tiempos de ejecución de las tareas.
Toma en cuenta para el cálculo algunos días antes y otros después, como estimados de contingencia.
- Diseño del gráfico: este tercer paso es la elaboración del diagrama. Ten presente el calendario operativo que planificaste según los dos pasos anteriores. Construye las barras horizontales pensando en la longitud de cada actividad indicada en unidades de tiempo. Estas pueden ser calculadas en días, semanas, meses y años.
3 ejemplos de Gráficas de Gantt
A continuación te mostramos tres ejemplos hipotéticos de diagramas de Gantt.
Ejemplo 1
Este primer ejemplo es muy sencillo. Muestra las actividades de un mes de planificación de un pequeño emprendimiento. Algo que podemos diseñar en una herramienta como Word. Fíjense que las acciones están en orden de jerarquía, desde la descripción del negocio hasta el plan financiero.
Aunque se vea más sencillo si decides usar Word debes saber que tendrás que armar el plan usando sus plantillas de diagrama de barras. Se te hará más lento y limitado el proceso.
Ejemplo 2
Este segundo ejemplo es un gráfico de Gantt elaborado en otra herramienta simple como el PowerPoint. Muestra un plan de marketing para un año proyectado en 12 meses. Hay que tomar en cuenta que los meses se visualizan con la convención de cuatro semanas.
En el diagrama se coloca como punto de partida el marketing nacional, se proyecta de enero a mediados de abril. En febrero comenzará el marketing local, es decir un mes después, y así cada una de las actividades.
Ejemplo 3
En este tercer ejemplo se muestra una parte del proyecto para organizar una boda. ¿Ves?, ¡se puede usar para que planifiques cualquier proyecto! Tiene algunas de las tareas necesarias para llevar a buen término la ceremonia. Te permite verificar que cada actividad se lleve a cabo en el tiempo previsto.
Este tipo de planificación está elaborada en el programa GanttPro que consigues online. Como se aprecia es más completo. Le puedes añadir más información, desde especificar o desglosar las tareas, hasta quiénes son los responsables y los costos.
Fuente de los gráficos: Ejemplos de Diagrama de Gantt
Lista de Programas online para armar diagramas de Gantt
Para realizar diagramas de Gantt cuentas con súper aplicaciones que puedes bajar gratis o comprar. También puedes usar las herramientas del paquete de Microsoft Office, denominada ahora Microsoft 365.
Del paquete Microsoft Office para diseñar diagramas de Gantt
- Excel: ¿quién no conoce esta herramienta? Es una hoja de cálculo, pero ofrece la opción de diseñar gráficas de barras. A mi gusto es muy complicado para el resultado que te da.
- Word: todas conocemos esta herramienta, es fácil de usar, pero tendrás que adaptar las plantillas establecidas que a veces no son tan dinámicas como quisiéramos.
- PowerPoint: esta herramienta es más divertida, puedes darle movimiento a tus gráficas. Sin embargo, igual enlaza con las plantillas y fórmulas de Excel.
- Project: esta herramienta se plantea como algo sencillo de usar. Es como cualquier otro programa de Microsoft. Project trae plantillas listas para usar o personalizar a tu gusto y son mejores que las anteriores
Software para diagrama de Gantt
- Zoho Projects: sirve para pequeñas y medianas empresas. Es un software de gestión de proyectos online. Te ofrece una forma dinámica de realizar el seguimiento del trabajo por etapas y por áreas.
Puedes relacionar al equipo que esté asignado a cada tarea desde cualquier parte del mundo, debido a que es online.
- Hive: en este software se podrán sumar tareas y cambiarlas; asignar actividades por la persona a cargo. Incluye una amplia cantidad de herramientas para el trabajo en equipo; automatización de acciones, calendarios y tablas.
- Wrike: es un software de alta eficiencia y facilidad de uso, tiene un diseño intuitivo y amable. Es un potente software gratis para el diagrama de Gantt, también tiene versiones pagas.
- GanttPro: como ya hemos visto en uno de los ejemplos, permite crear diagramas de Gantt en línea. Ofrece diferentes tipos de plantillas en las que solo tendrás que arrastrar y soltar la información.
Puedes dividir los proyectos en tareas y subtareas; establecer duraciones, fechas de cierre y dependencias de manera inteligente. - Smartsheet: este es otro software de diagrama de Gantt en línea. Es sencillo de usar. Te permite planificar la ejecución de tareas según las necesidades del proyecto. Ofrece una interfaz de hoja de cálculo fácil de usar con algunas herramientas comerciales.
- Instagantt: este software en línea te permite administrar horarios, cronogramas y cargas de trabajo. Establece dependencias, realiza un seguimiento de las tareas de base y conoce la carga de trabajo de todo el equipo. Puedes probarlo gratis.
Conclusión
Muchas veces necesitas un empujoncito para dar el primer paso que te hará lograr lo que deseas. Si ese sueño es una empresa, ser independiente, emprender nuevos proyectos el diagrama de Gantt será de gran ayuda. Puede ser ese empujón que necesitas.
Existen otras maneras de conseguir formatos para organizar tus ideas y definir el qué y el cómo de tu emprendimiento. Así antes de llegar a la gestión del proyecto debes tener claro lo que quieres. Para ello podrías organizarte con un diagrama de Gantt, y establecer una planificación de las acciones necesarias en una línea de tiempo.
Comienza a usar todos los recursos y las herramientas que te ofrecen en línea. Actualmente el tema de gestionar proyectos se hace mucho más fácil que en el pasado. Todo es cuestión de organización, es la única forma de ganarle al tiempo. ¡Organízate con un diagrama de Gantt!
