Kardex: qué es y cómo hacerlo en 7 pasos con ejemplos

Una planificación financiera en una empresa es tan importante como tener herramientas de marketing. Es por ello que el uso de kardex se hace propicio para cualquier emprendimiento.

¿Conoces este sistema? Muchas emprendedoras desconocen tanto este registro como el alcance que puede tener esta poderosa herramienta. En términos generales, kardex es un sistema que detalla los movimientos de entrada y salida de los productos.

Este sistema tiene distintos formatos, con un uso en específico cada uno. Conocerlos contribuirá a optimizar tus procesos, ya que generará mayor eficacia en la planificación financiera.

¿Tienes curiosidad de cómo kardex puede satisfacer las necesidades de tu empresa?

¡No dejes de leer! En este artículo te explicaremos cómo funciona este sistema y sus distintos tipos para que emplees el más beneficioso en tu emprendimiento.

Definición y orígenes de Kardex

Si te preguntas por lo que es un Kardex, estás en el lugar correcto. Aquí te contamos de qué se trata este sistema y te damos algunos datos de su origen.

Kardex es un sistema que permite el registro estructurado de la entrada y salida de los productos que posee una empresa. En este documento administrativo se reflejan compras, devoluciones, ventas, costos y cualquier otra característica que tenga la mercancía.

En pocas palabras, a través de Kardex tendrás un registro de seguimiento con respecto a todos los movimientos de tus productos. Su finalidad reside en mejorar la planificación financiera y detectar posibles errores que puedan existir en el manejo del inventario.

El formato Kardex fue utilizado por primera vez en la década de 1890 y consistía en un registro manual de tarjetas. Estas contenían información sobre los productos y los movimientos del inventario, los cuales estaban organizados por un índice.

Luego, kardex se convirtió en una marca registrada por la empresa alemana Kardex Remstar. Esta empresa global se encarga de proveer soluciones logísticas a través del desarrollo de sistemas dinámicos para el almacenamiento automatizado.

Hoy en día, kardex se convirtió en un término genérico para designar a un sistema de almacenamiento y gestión del inventario. Este sistema contribuye a facilitar una óptima administración, porque a través de él la empresa conoce cada movimiento que tienen los productos.

Es importante que no confundas el sistema Kardex con un inventario. Entender la diferencia, te permitirá establecer el uso correcto de cada herramienta.

Kardex se encarga de proporcionar detalles específicos de los movimientos que tiene cada unidad dentro de tu inventario. Por medio del formato de kardex puedes hacer seguimiento de las entradas y salidas de tus productos.

En cuanto al inventario, este describe la información de los productos disponibles que tiene la empresa en un tiempo determinado. En este medio, no aplica especificar el desplazamiento o transacciones que tiene la mercancía en la empresa.

7 pasos para hacer un sistema de Kardex en Excel

En la actualidad, el formato Kardex se encuentra disponible en softwares contables para automatizar los procesos financieros. A pesar de esto, el sistema de kardex lo puedes elaborar tú misma en Excel con los siguientes pasos:

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   Describe los movimientos de tu inventario

   
   

Antes de diseñar el formato de kardex, debes seleccionar qué clase de método vas a emplear. Para efectos de esta guía, utilizaremos el sistema PEPS por ser el recomendado por la NIIF y porque es uno de los más usados.

En tu hoja de cálculo de Excel crea una tabla cuyo formato comprenda: folio, producto, referencia SKU, ubicación y método. Luego, añade columnas en las cuales se describan:

• Fecha.


• Detalle.


• Entrada: se dividirán en columnas para cantidad, valor unitario y valor total.


• Salida: estas se clasifican en cantidad, valor unitario y valor total.


• Saldos: estarán compuestas por cantidad, valor unitario y total.

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   Anota los datos que correspondan a tu inventario

   
   

Escribe los datos de tu empresa en el primer apartado. En este formato de kardex, vamos aplicar el ejemplo de un inventario de labiales que provee un emprendimiento de cosmética. La información queda de la siguiente manera:

• Folio:F1G11-5B8D.


• Producto: Labial mate.


• Referencia SKU: LM13456.


• Ubicación: Lote F.


• Método: PEPS.

En este ejemplo de kardex se cuenta con un stock de 120 labiales a un precio de 2$ la unidad, el día 10 de junio. Partiendo de esto, se llenan las columnas de fecha y de detalle, en este último escribirás “Inventario inicial”. Con respecto a la entrada, queda de la siguiente manera:

Cantidad, 120; valor unitario, 2; valor total, 240.

Para lograr el valor total, se realiza la multiplicación de la cantidad por el valor unitario (120*2). El resultado de esta cifra se establece tanto en la columna de entrada como en saldos.

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   Registra la entrada de los productos

   
   

El 13 de junio, la empresa realizó una compra de 150 labiales a un costo de 3$ por unidad. Esto dará un valor total de 450$. Después, se realizó otra compra el 15 de junio por 90 labiales, a un costo de 4$ por unidad. El valor total de esta compra es de 360$. Esta información se establecerá en la columna de entrada, tal cual como se muestra en el punto anterior:

Cantidad, 150; valor unitario, 3; valor total, 450.

Cantidad, 90; valor unitario, 4; valor total, 360.

En cuanto a la parte de saldos, en la columna de cantidad será la sumatoria de las compras. Estipula en la primera casilla los 120 labiales. En la siguiente casilla, se realiza la suma de estos 120 con las compras realizadas del 13 y del 15 de junio. El total de esto será de 360. Para el total de saldos se aplica la sumatoria del valor total de las compras (240+450+360=1050).

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   Consigna la salida de los productos

   
   

En esta parte comprenderás el procedimiento de Kardex por método PEPS. El día 17 de junio se realizó una venta por 220 labiales. Para cubrir esta demanda, se realizaron dos operaciones. La primera es tomar los primeros 120 labiales a un costo de 2$ la unidad. Los 100 restantes se tomarán del inventario del 13 de junio a un costo de 3$.

Todos estos valores se registran en la columna de salida en dos casillas diferentes. Además, se obtiene el valor total de cada operación con un total de 240 (120*2) y 300 (100*3) respectivamente. Cómo podrás apreciar, el método PEPS de Kardex cubre las demandas partiendo de los productos con fechas más antiguas en el inventario.

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   Calcula el total de las ventas

   
   

El total de las ventas se obtiene a través de la sumatoria del valor total en las salidas de los productos. En el caso del ejemplo que venimos siguiendo, el resultado será de 540 (240+300).

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   Obtén el saldo de salida

   
   

En este paso corresponde actualizar el inventario en la columna de saldos. Para conocer la cantidad final, se hace lo siguiente:

Se suman todas las cantidades que se encuentran en las entradas (120+150+90), dando un total de 360. A esta cifra se le restan todas las cantidades que están en las salidas (360-120-100), el resultado de esta operación es de 140.

Y para encontrar el total en saldos haz lo siguiente:

Sumatoria del valor total de las entradas (240+450+360=1050) menos el valor total de las salidas (1050-240-300=510).

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   Consigue el inventario final

   
   

Una vez hechas las actualizaciones en las entradas y salidas de los productos, podrás terminar este registro y conseguirás el inventario final. Basados en este formato de kardex quedaron 140 labiales a un costo total de 510$.

Estructura del sistema Kardex

Sin importar la clase de método que emplees, tu registro kardex debe contener una serie de datos invariables para el correcto rastreo de las entradas y salidas de tus productos. Estos datos son los siguientes:

• Detalle: se precisa la clase de transacción que tiene un producto. Es decir, si la mercancía fue adquirida a través de una compra (entrada) o se realizaron ventas del producto (salida).


• Entrada: aquí se especifica si un producto tuvo la característica de ser adquirido mediante la compra o la devolución. Este renglón se encuentra integrado por tres columnas: cantidad, valor unitario y total.


• Folio: se trata de la numeración individual que comprende cada documento.


• Fecha: anotación del día, mes y año del movimiento que tuvo un determinado producto, ya sea en su entrada o salida.


• Producto: nombre y especificaciones del producto.


• Saldos: se logra sumando las entradas y restando las salidas que tiene la mercancía en un tiempo específico. Se debe tener un control de todos los movimientos para tener siempre un saldo actualizado.


• Salidas: se clasifican los productos a través de ventas, extravío, hurto o defecto. Este formato también lo comprenderá las mismas tres columnas de la entrada, es decir, cantidad, valor unitario y total.


• SKU “Stock keeping unit" o número de referencia único: El SKU se trata de un conjunto de letras y números que identifican al producto. Estos dígitos permiten realizar un seguimiento interno de la mercancía.

¿Por qué es tan importante emplear el sistema Kardex?

El comercio electrónico ha sido una de las fuentes de mayor ingreso para los emprendedores. Esto se debe a la continua tendencia en alza de las compras por internet. Si bien esto es un éxito para las empresas, se pueden presentar problemas para cubrir la alta demanda de productos o servicios.

Para evitar esto, se implementa el sistema kardex. Con él tendrás una logística detallada en cuanto a la entrada y salida de los productos, lo que contribuirá a mejorar la planificación de tu empresa en los siguientes niveles:

Planificación organizacional

Con kardex recibirás información detallada que permite mejorar la planificación en producción, abastecimiento de productos y gestión de pedidos.

Este control en el inventario ayudará a evitar problemas como la falta de suministro o el exceso de mercancía. De este modo, se pueden tomar decisiones eficientes para mejorar la rentabilidad.

Planificación económica

Al detallar los movimientos de cada producto, podrás determinar cuáles son los más vendidos y cuáles tienen menor demanda. Además, mediante el formato de kardex conseguirás apreciar si existe mercancía obsoleta o excesiva.

Todos estos aspectos facilitan y mejoran la planificación económica, porque sabrás optimizar recursos y reducir costos donde sea pertinente.

Planificación administrativa

Con el sistema Kardex conocerás la circulación de tu mercancía. Por consiguiente, determinarás qué productos son más rentables y cuáles tienen un menor margen de beneficios. Esta información te permitirá:

• Establecer estrategias de negocios que impulsen las ventas de manera más efectiva.


• Identificar cuáles son las tendencias favorables y desfavorables en el mercado. De esta forma, estarás al tanto sobre las preferencias de los consumidores.


• Elaborar análisis de ventas y estudios de factores que influyen en la pérdida de mercancía.

Tipos de Kardex

Es importante que conozcas la clase de producto y su manejo para aplicar el formato de kardex adecuado. A continuación, te hablaremos de todo lo referente a los tipos de kardex. Así los conocerás y seleccionarás con criterio el que mejor se ajuste a tu emprendimiento.

Kardex con método promedio ponderado

Este método consiste en promediar toda la mercancía, con el fin de asignar un costo promedio. Para lograr esto, se emplea el siguiente procedimiento: Sumatoria del inventario inicial y las compras netas.

Es decir, sumar el costo de los productos tanto existentes como nuevos. El resultado de esta cifra se divide entre el número de unidades disponibles para la venta. Esto origina el costo promedio en cada unidad.

Kardex con método PEPS

El formato Kardex PEPS, también conocido como FIFO (First in First Out), hace referencia al acrónimo "Primero en Entrar, Primero en Salir".

Este sistema consiste en priorizar la venta de los productos más antiguos que entraron en el inventario. Las empresas que siguen este método buscan evitar que su mercancía se dirija a la obsolescencia y así impedir pérdidas.

Kardex con el método UEPS

El método UEPS, también conocido como LIFO (Last in, first out), hace referencia a “Último en Entrar, Primero en Salir”.

Este formato de Kardex consiste en que los productos más recientes en el stock sean los primeros en ser vendidos. La distinción de este sistema radica en que los precios de los productos vendidos exponen un valor más reciente.

La metodología que sigue UEPS es recomendada para emprendimientos cuya mercancía no sea perecedera o para empresas con producción limitada.

Es importante resaltar que este sistema no es recomendado para países que se rigen bajo la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF). La razón es que UEPS manipula los registros del inventario al elegir qué producto se vende primero.

Además, la NIIF solicita un análisis regular sobre la obsolescencia del inventario, lo que puede ser contraproducente con UEPS.

Ejemplos de los tipos de Kardex

Si aún tienes dudas de las diferencias entre cada tipo de método kardex, los ejemplos que te presentamos a continuación te ayudarán a comprenderlo mejor:

Ejemplo de Kardex con método promedio ponderado

Para lograr un mejor entendimiento de este sistema, te proponemos un ejemplo de kardex con este método:

Tienes un emprendimiento de ropa. Has producido 300 camisas en un periodo de 3 meses, cuyo costo total fue de 3900$. Para conocer el costo promedio, se divide el valor total de la producción (3900) entre las unidades totales (300). La operación quedaría de la siguiente manera:

3900/300= 13

Esto quiere decir que cada camisa tiene un costo promedio de 13$.

Ejemplo de Kardex con método PEPS

La fórmula de PEPS toma como principio los productos más antiguos del inventario. Así lo observamos en el siguiente ejemplo de kardex:

Un emprendimiento de productos deportivos cuenta con 100 unidades de tenis a un precio de 15$ el 4 de junio. Esta empresa realizó una compra el 7 de junio por 150 unidades de calzado deportivo a un costo de 20$. El 12 de junio se realizó otra compra por 80 unidades de zapatillas a un precio de 26$. Luego, el 17 de junio este emprendimiento tuvo una venta por 150 unidades de calzado deportivo.

Para cubrir la demanda, se procede con la venta de la mercancía más antigua. En otras palabras, se tomarán las primeras 100 unidades a un costo de 15$. Para completar los 50 restantes, se tomarán de la siguiente entrada, la cual tiene un costo de 20$.

Esto va a dar como resultado un total en las ventas de 2.500$ (100*15 unidades + 50*20 unidades). Se puede concluir que PEPS toma las ventas en orden ascendente, de las más antiguas a las más nuevas. Esto significa que el precio de la mercancía vendida se basa en el costo de los primeros productos que fueron adquiridos.

Ejemplos de Kardex con método UEPS

Vamos a tomar en cuenta el ejemplo de kardex citado en el método PEPS.

Si el emprendimiento cubre la venta de 150 unidades de calzado deportivo, utilizando UEPS quedará de la siguiente manera:

Se utilizarán las últimas compras para cubrir esta venta, es decir, 80 unidades de zapatillas a un precio de 26$. Para completar el pedido, se toman los 70 restantes de la penúltima compra a un costo de 20$. El resultado del total de las ventas será de 3480$ (80*26 + 70*20).

Al trabajar con UEPS el sistema tomará las ventas en orden descendente, de las entradas más nuevas a las más antiguas. Esto originará que el costo de los productos vendidos se base en el precio de los últimos productos.

Ventajas y desventajas de los métodos Kardex

Aplicar el sistema Kardex en tu empresa o emprendimiento implica una serie de ventajas y desventajas según el tipo de método que elijas. A continuación, te presentamos las principales en cada caso:

Ventajas de Kardex con método promedio ponderado

• Este formato de kardex se caracteriza por ofrecer un costo de venta más equitativo en comparación con otras tipologías.


• Este método es ventajoso en casos donde es difícil asignar un costo específico a un producto. Por ejemplo, cuando la mercancía está acumulada o mezclada puede desembocar en que las unidades sean indistinguibles una de las otras.


• Este tipo de kardex es adecuado para empresas con inventarios grandes, cuyos productos sean idénticos o muy similares entre sí. El motivo se debe a su fácil aplicación y, en muchos casos, porque reduce la volatilidad en los productos.

Desventajas de Kardex con método promedio ponderado

• Este método es inconveniente para los productos que son de temporada o que tienen tanto una tendencia ascendente como descendente. El costo promedio no va a reflejar las variaciones que surjan en un tiempo específico.


• Si tu emprendimiento maneja mercancía con inventarios heterogéneos, el costo promedio no es recomendable. La causa se debe a que este sistema no toma en cuenta las características que influyen en el valor. Por lo tanto, puede ocasionar una distorsión del costo auténtico en la mercancía.


• Este formato de kardex no refleja los costos reales de los productos que son vendidos. Esto se debe a que el valor está basado en un promedio de costos de todas las unidades del inventario.

Ventajas de Kardex con método PEPS

• PEPS resulta propicio para las empresas que manejan mercancías perecederas o con fecha de caducidad, como los emprendimientos de comida. Este sistema prioriza la salida de los productos más antiguos evitando una pérdida en el valor del producto almacenado.


• Kardex PEPS es un sistema que genera un menor gasto en cuanto al mantenimiento de registros de inventarios antiguos.


• Si los productos antiguos se adquirieron a un costo de compra menor, estos pueden generar un aumento de beneficios brutos. En otras palabras, se produce un incremento en las ganancias porque la venta de estos productos tiene un precio mayor que el adquirido.

Desventajas de Kardex con método PEPS

• PEPS puede ser desventajoso cuando existe una caída en los precios de los productos. Esto es porque los productos más antiguos reflejarán un valor por debajo del costo real.


• Este método si bien puede generar ganancias en una economía inflacionaria, también puede llevar a pagar impuestos más altos.


• PEPS puede simbolizar un riesgo. Se trata de que no existe garantía de que los productos más antiguos sean los primeros en ser vendidos. Por ende, podría generar pérdidas si la mercancía tiene fecha de caducidad.

Ventajas de Kardex con método UEPS

• UEPS es ventajoso para economías con inflación. Al tener prioridad los últimos productos, los costos de estos serán similares o iguales al estipulado por el mercado actual. De esta manera, se podrá amortiguar los efectos negativos por la devaluación o fluctuaciones en los precios.


• Este sistema resulta ventajoso para emprendimientos que promocionan productos de temporadas. Es propicio para artículos de moda o productos que se utilizan para una determinada estación del año. Esto se debe a que los productos más nuevos estarán en sintonía con las tendencias actuales.


• Con UEPS se optimiza el valor de los productos antiguos al costo de la mercancía más nueva. Por ejemplo, un comerciante compra barras de acero a 20$ en el 2021. Transcurren los años y esas mismas barras, en el 2023, tienen un valor de 50$. El comerciante que realizó la compra en el 2021 va a valorizar ese producto al precio actual del mercado.

Desventajas de Kardex con método UEPS

• Este sistema puede producir obsolescencia y deterioro en el inventario debido a la acumulación de producción más antigua.


• Otro punto en contra es que el sistema UEPS puede desembocar en una infravaloración. Es decir, estarás sacando de tu stock productos nuevos que pueden encerrar un costo potencial de subida con el tiempo.


• En este formato de kardex se reduce la carga fiscal a las empresas. Conforme se trabaja con costos más altos, se pagan menos impuestos. Para muchos emprendimientos, esto puede ser beneficioso. Aún así, puede representar una debilidad al momento de que la empresa sea auditada.

¿Cuál es el mejor sistema de Kardex?

Es una duda recurrente preguntarse cuál tipo de kardex es el mejor. Debes entender las necesidades y el manejo de mercancía que posee tu empresa para saber cuál es el mejor método a aplicar. Si tu emprendimiento se trata de comida, la manipulación y el almacenamiento va a diferir de aquellos que proveen cosméticos.

Cada formato de kardex se orienta hacia funciones específicas. De cualquier manera, los sistemas más recomendables son el PEPS o el método de costo promedio. En cuanto al método UEPS, tiene poca aplicación, debido a su uso no recomendado por la NIIF.

Aun así, antes de elegir un formato de kardex es imprescindible analizar la clase de producto de tu empresa y la economía actual. El conjunto de estos factores te permitirá tomar decisiones gerenciales para mejorar la rentabilidad de tu emprendimiento.

En Latinas Together te proveemos de la mejor información para que implementes un sistema propicio en tu negocio. La clave para alcanzar el máximo potencial es optimizar tanto tu estrategia financiera como las herramientas de marketing.

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